要点3行
- RPAは、パソコン上の決まった入力や転記を、自動で繰り返すソフトのロボットです。
- 元が紙・FAX・PDFならまずAI-OCR、画面から画面への転記ならRPAです。
- 1週間、社内の転記作業を書き出して仕分ければ、自社に当てはまるか自分で分かります。
RPAとは何か。ひとことで言うと「画面操作を覚えて繰り返すロボット」です
RPAは、パソコンの中で動くソフトのロボットです。手順が決まった入力作業を、人の代わりに繰り返します。
RPAは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略です。英語ではRobotic Process Automationと書きます。［出典：IBM「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは」］
メモ
工場で動くロボットとは別物です。形はなく、パソコンの画面の中で動きます。
たとえば、事務員さんがExcelの数字を別のシステムに毎日打ち直しているとします。この「見て、開いて、打ち込む」手順を覚えさせれば、ロボットが同じ手順をくり返します。
RPAが得意なこと
得意なのは、手順が決まっていて、毎回同じ形で進む作業です。
IBMの解説では、RPAはデータの抽出、フォームへの入力、ファイルの移動などの反復作業を自動化するソフトとされています。［出典：IBM「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは」］
三井住友フィナンシャルグループの用語辞典も見てみます。向く部門には、総務・経理・人事・営業支援が挙がっています。利点には、作業が速くなること、人のうっかりミスを防げることを挙げています。［出典：三井住友フィナンシャルグループ DX-link「RPAとは？機能や向いている業務、導入のメリット、活用事例などを解説」（2024）］
RPAが苦手なこと
苦手なのは、人の判断が必要な作業や、毎回形が違う作業です。
RPAは決めたルールのとおりに動きます。ルールに誤りがあると、誤った処理をそのまま繰り返すおそれがあります。
だから、最初に決める手順が正しいかどうかが大切です。
RPAの3つの種類
RPAの道具は、動く場所で3つの種類に分けて説明されます。情報サイトのITトレンドの解説をもとに整理します。［出典：ITトレンド「【種類別】RPA14選比較！サーバ型・デスクトップ型・クラウド型の違いとは」（2025）］
| 種類 | 動く場所 | 向く使い方 |
|---|---|---|
| デスクトップ型 | 1台のパソコンの中 | パソコン1台の作業から小さく始める |
| サーバー型 | 自社のサーバー（会社の共用コンピューター） | 部署をまたいで大きく使う |
| クラウド型 | インターネットの向こうのサーバー | ブラウザ上の作業を早く始める |
同じ解説では、デスクトップ型は管理がその人任せになりやすいとされています。クラウド型は、パソコンの中の操作には対応しにくいとされています。
なぜ今、社内の手作業が気になるのか。中小企業の手作業の残り方
ITを入れた中小企業でも、手作業は多く残っています。RPAはその手作業を減らす手段の一つです。
中小企業基盤整備機構の調査では、ITを導入済みの中小企業のうち、業務の8割以上が手作業の会社は20.2%でした。対象は922社です。調査期間は2025年11月17日から12月12日です。［出典：中小企業基盤整備機構「中小企業のAI等の利活用に係る実態調査」（2026）］
最も多かったのは、手作業が6〜8割弱（60〜79%）の会社で、31.5%でした。
AIを活用した事業者の目的も、見ておきましょう。中小企業庁の白書では、活用の目的で「業務時間の節減」を挙げた事業者が84.5%でした。複数回答で、対象はAIに取り組んだ1,685の事業者です。［出典：中小企業庁「2026年版 中小企業白書」（2026）。元資料は帝国データバンク「令和7年度中小企業の経営課題と事業活動に関する調査」］
メモ
なお、この調査はAI全般が対象で、RPAだけの数字ではありません。
AI-OCRとRPAは何が違う？入口は「元の書類が紙かどうか」で決まります
ポイント
見分け方は一言です。紙・FAX・PDFならまずAI-OCRの話。画面同士の転記ならRPAの話です。
たとえば、FAXで届いた注文書を考えます。紙の文字を読み取ってデータにするのがAI-OCRです。そのデータを注文システムに入力するのがRPAです。
AI-OCRとRPAの役割の違い
RPAは、画面操作の手順を覚えて繰り返します。AI-OCRは、紙や画像の文字を読んでデータにします。
この2つを組み合わせるのが、よくある使い方です。AI-OCRで読み、RPAでシステムに登録します。
AI-OCRそのものの仕組みは、AI-OCRとは｜紙の文字をデータにする「OCR＋AI」のことで説明しています。
生成AIとはどう使い分けるか
RPAは、決まった手順の定型作業が得意です。生成AIは、文章づくりや問い合わせ対応のように、柔軟さが要る作業が得意です。
手順が毎回同じならRPA。内容が毎回変わるなら生成AI。まずはこの目安で考えてください。