Excel転記をAIに任せる範囲｜最初の1つと5ステップ

ExcelのAIは、転記をどこまで任せられるのか

Excelの転記でAIが得意なのは、紙やPDFを読み取って表に入れるところです。Excelの中の作業と、Excelの外から入れる作業の2つに分けて考えると、転記に効くのは主に後者です。

紙の注文書や伝票を、Excelに手で打ち直している会社は多いはずです。この記事では、AIでどこまで任せられるかと、最初に何から試すかをお伝えします。

Excelの中でできること

Excelの中では、日本語で頼んで関数（計算の式）を作らせられます。むずかしい式の意味をAIに説明させ、担当者の引き継ぎに使うこともできます。

重複や表記ゆれを直したり、並べ替えや要約をさせたりもできます。データの分析やグラフ作りにも使えますが、転記とは別の話なので、ここでは触れません。

Excelには、セルに指示を書いて要約や分類をさせる「COPILOT関数」があります。使うにはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要と、ITmedia（エンタープライズ）が2025年8月の記事で紹介しています。最新の提供条件はMicrosoftの公式で確認してください。［出典：ITmedia「Excelに『COPILOT関数』爆誕 自然言語による指示が可能に 使い方と利用例」（2025）］

紙・PDF・メールからExcelに入れる

紙やPDF、画像を読み取って表にする道具があります。文字を読み取る仕組み（AI-OCR）や、スマホで撮影して表に変える機能です。

フォームやメールの内容を、自動でExcelに書き込む方法もあります。専門の知識がなくても組める「ノーコード連携」という仕組みを使います。

ChatGPTなどの生成AIは、ファイルを渡して整形させたり、関数やマクロ（作業の自動化）のコードを作らせたりできます。使える機能や条件は、サービスごとに変わります。

紙の文字をデータにする仕組みの基本は、AI-OCRとは｜紙の文字をデータにする「OCR＋AI」のことで説明しています。RPAとの違いは、RPAとは？AI-OCRとの違いを1週間で見分ける手順をご覧ください。

中小企業の手作業は、どれくらい残っているのか

転記にかかる時間だけを調べた調査は、見つかりませんでした。そこで公的な調査で、手作業が多く残っている様子を見ます。

• ITを導入済みの中小企業で、仕事の8割以上が手作業の会社は20.2%です。対象は922社です。［出典：中小企業基盤整備機構「中小企業のAI等の利活用に係る実態調査」（2026）］
• 同じ調査で、いちばん多かった区分は、手作業が6〜8割弱（60〜79%）の31.5%です。対象は同じ922社です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］
• 中小企業のAI導入率は20.4%です。対象は1,647社です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］
• 省力化投資でAIの活用に取り組んだ事業者が挙げた目的は、「業務時間の節減」が84.5%です。対象は1,685事業者で、複数回答です。［出典：中小企業庁「2026年版 中小企業白書」（2026）］

調査の時期は、中小企業基盤整備機構が2025年11月から12月です。AI導入の壁として最も多く挙がったのは、「導入にあたっての高コスト」の46.9%です。複数回答の結果で、だからこそ最初は無料や少量で試すのが合っています。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］

自社に当てはめると、いま手で打ち直している転記は、AIで楽にできる候補になります。

転記の流れのどこをAIに任せ、どこを人が見るのか

AIに任せるのは「読み取る」と「Excelに入れる」です。「確認する」と最終の判断は、人が持ちます。

転記は、5つの流れに分けられます。受け取る、読み取る、Excelに入れる、確認する、次の工程へ進める、の順です。

AIの読み間違いは、誰が見つけるのか

見つけるのは、人です。仕組みにしておくと、担当者の注意力だけに頼らずにすみます。

一般的なやり方は2つあります。元の書類と、件数や合計金額を突き合わせます。金額や件数、取引先名のように間違うと困る所だけは、人が1件ずつ見ます。

顧客の情報を入れても大丈夫か

個人情報や機密は、そのまま入れないのが基本です。名前や住所を伏せてから入れるか、入れてよいデータを社内で決めます。

使うサービスの規約や設定は、各社で確認してください。データの扱いは、サービスごとに違います。

自社のどの転記作業から手をつければよいのか

最初の1つは、「量が多い」「形式が毎回ほぼ同じ」「間違いに気づきやすい」の3つで選びます。機能の紹介は多いですが、社長に必要なのは「どれから始めるか」です。

3つの目安で、最初の1つを選ぶ

候補の作業を並べて、次の3つで比べます。①量が多い。②形式が毎回ほぼ同じ。③間違うと困る。ただし最初は、確認がしやすいものにします。

紙の書式でも、読み取りやすさは変わります。画像を表に変えるサービスを提供するImageToTable.aiの解説記事は、解像度の低い画像、罫線のない表、斜めから撮った画像では、読み取りが崩れやすいとしています。［出典：ImageToTable.ai「AIは画像から表を抽出できる？はい — その精度と仕組み」（2026）］

罫線のない表は、読み取りが外れやすい書式です。手書きやFAXの書類も、画像が粗かったり傾いていたりすると、読み取りが崩れやすくなります。最初は、印刷された表から試すのが安全です。

道具の種類は「何を比べるか」で選ぶ

製品名で選ぶ前に、道具を4つの種類に分けます。アドインは、Excelに付け足して使う機能のことです。向く作業、費用のかかり方、手間の3つで比べます。

無料で試せる範囲と有料の違いは、プランや条件が変わります。公式で最新を確認してください。

次の問いで、候補を絞れます。次のチェックリストで、いまの作業を確かめてください。

• 毎週または毎月、決まった量がある
• 書類の形式が、毎回ほぼ同じである
• 印刷された書類で、画像が鮮明である
• 間違いがあっても、人が見てすぐ直せる

最後に、転記そのものをなくす段階があります。紙で受け取るのをやめ、フォームで入力された時点でデータとして受け取る形です。今の転記、AIで楽にする、転記しない形の順に進みます。

最初の一歩を、少量で試す手順

1つの転記作業を、1週間分ほどの少ない量で試します。5つのステップで進めます。

よくある質問