AI-OCRとは｜紙の文字をデータにする「OCR＋AI」のこと

AI-OCRとは？ 紙の文字をデータにする「OCR＋AI」のこと

AI-OCRは、紙の文字をデータにする仕組み（OCR）に、AIを組み合わせたものです。人が紙を見て打ち直していた作業を、機械が肩代わりします。

たとえば、FAXで届く注文書を、事務の方がExcelに打ち込んでいるとします。この打ち直しを、機械が読み取ってデータにします。人は、その結果を確かめる役に回ります。

なぜ今、中小企業で話題になるのか

御社の事務の方にも、紙を打ち直す時間はありませんか。ITを入れても、手作業が残る会社は少なくありません。紙の転記も、その手作業の一つです。

ITを導入済みの中小企業のうち、業務の8割以上が手作業の会社は20.2%です。およそ5社に1社の割合です。対象はITを導入済みの922社です。2025年11〜12月の調査です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］

では、AIを使った会社は何を期待したのでしょうか。省力化投資でAIを活用した事業者のうち、目的に「業務時間の節減」を挙げた割合は84.5%でした。対象はAI活用に取り組んだ1,685事業者で、複数回答です。［出典：中小企業庁（2026）］

この数字は、省力化投資でのAI活用について聞いた結果で、AI-OCRだけを聞いたものではありません。

AI-OCRが文字を読む仕組み

AI-OCRの読み取りは、大きく3つの段階に分けて説明できます。細かな手順は、製品によって違います。

1. 画像を整える：読み取りやすいように、画像を整えます。
2. 文字の場所を見つける：紙のどこに文字や枠があるかを探します。
3. 文字を当てて、前後で直す：文字を読み取り、前後の言葉から読み違いを直します。

AIの部分では、文字の例をたくさん覚えさせる方法を使います。機械学習と呼ばれる方法で、深層学習（ディープラーニング）もその一つです。

読み取りを重ねるほど、精度が上がるサービスもあります。どこまで上がるかは、サービスと帳票によって違います。

AI-OCRのメリット

AI-OCRのメリットは、主に4つです。どれも、紙の打ち直しが減ることから生まれます。

ただし、確認の時間は残ります。効果の大きさは、紙の枚数、打ち込みと確認の時間、料金で変わります。計算のしかたは月に何枚から検討する？で説明します。

従来のOCRと何が違うのか？

違いは主に3つです。手書き文字、書式がバラバラな帳票、曲がったりぼやけたりした文字への対応です。

従来のOCRは、読み取る位置を先に指定する方式が中心でした。「ここに金額が書いてある」と教えておく方式です。この方式では、書式が変わると設定の見直しが必要になることがあります。

AI-OCRは、前後の文字や並びから、何が書いてあるかを判断します。取引先ごとに請求書の形が違っても、読める場合があります。

従来のOCRは読む位置を先に決め、AI-OCRは前後の文字から判断して読みます。

違いを一枚で見る

曲がった文字やぼやけた文字も、AI-OCRは認識しやすくなっています。ただし、一度も学んでいない形式では精度が下がることがあります。

種類は3タイプ（定型／非定型／業種特化）

AI-OCRは、大きく3タイプに分かれます。「定型」は毎回同じ書式、「非定型」は書式がバラバラという意味です。自社の紙に近いものを選びます。

• 定型タイプ：毎回同じ書式の帳票を読むタイプです。自社の決まった様式が中心の会社向きです。
• 非定型タイプ：書式がバラバラな帳票を読むタイプです。取引先ごとに請求書の形が違う会社向きです。
• 業種特化タイプ：特定の業種や業務の書類に合わせて作られたタイプです。自社の業務に合う製品があるかを確かめます。

提供形態は2つ（クラウド型／社内設置型）

使う形は、大きく2つに分かれます。違いは、読み取る処理とデータをどこに置くかです。

社内設置型は、オンプレミス型とも呼ばれます。選べる形は、提供会社によって違います。

データの扱いは、サービスごとに違います。契約前に、次の3点を確認してください。

• 読み取った書類のデータの保存場所と、保存期間
• 読み取った書類が、AIを賢くする材料（学習）に使われるか
• 不要になったデータを、自社で消せるか

取引先の名前や金額が載った書類を読ませるため、特に確認してください。答えは、それぞれの規約や窓口で確かめます。

「認識率99%」は安心していい数字なのか？

認識率は、正しく読めた割合のことです。何を単位に数えた数字か（文字か、項目か）は、サービスに確かめます。

たとえば、文字単位の認識率を99%と仮定します。平均では、100文字あたり1文字の誤りに当たります。実際の誤りの数は、帳票によって変わります。

その1文字が数量や金額なら、請求の間違いにつながります。

読み取り後の確認は誰がやるのか

確認と修正は、取引先の書類を知っている事務の担当者が行います。確認のしかたは、サービスによって違います。

たとえば、元の画像と読み取り結果を並べて見比べ、違っていたら直す方法があります。購入前に、確認の方法を確かめましょう。

流れの一例は次のとおりです。

IT担当がいない会社でも、この確認はできます。パソコンに詳しいかどうかより、書類の中身を知っているかが大切です。

帳票の登録や設定を誰が行うかは、サービスによって違います。購入前に、サポートの範囲を確かめましょう。

読み取り結果が会計ソフト・Excelに入るまでの流れ

ツール名ではなく、業務の流れで見ます。

1. 紙をスキャン（機械で画像データにすること）します。対応しているサービスなら、スマートフォンで撮影する方法もあります。
2. AI-OCRが文字を読み取ります。
3. 担当者が確認し、修正します。
4. 確認済みのデータを、ファイルとして書き出します。
5. そのファイルを、会計ソフトやExcelに読み込ませます。連携に対応していれば、ソフトへ直接送れるものもあります。

読み込ませられるファイルの形は、使っているソフトによって変わります。自動で入るかどうかは、条件によります。購入前に確認が必要です。

読み取り後に担当者が確認と修正を行い、そのあとデータを会計ソフトやExcelに入れます。

これまでとの違いを表にまとめます。

こんな場合はうまく読めない（失敗と対策）

次の場合は、精度が下がりやすくなります。手書きの癖、FAXのかすれ、毎回違う書式、学んでいない形式などです。対策は、記入ルールの統一、原本の品質、まず試すことの3つです。

たとえば、かすれたFAXの注文書は、文字の一部が欠けて読めません。機械でも人でも、読み違いが起きやすくなります。

FAXと手書きが混ざっている会社は、その両方を試す対象にします。どこまで読めるかは、帳票の状態で変わります。

試す紙は、普段届くものから選びます。読みやすいもの、かすれたFAX、手書きが多いものを混ぜます。

試せる範囲や費用は、サービスによって違います。申し込む前に、次の3点を聞きましょう。

自社の紙が向いているか、次のリストで確かめます。

向いている条件

• [ ] 毎回、同じ形の帳票が多い
• [ ] 文字が読みやすい状態で、紙やデータが手に入る
• [ ] 読み取り後の確認を、担当者が決まっている

要注意の条件

• [ ] 手書きの癖が強い帳票が多い
• [ ] かすれたFAXが多い
• [ ] 書式が毎回違い、見たことのない形式も届く

要注意に当てはまっても、すぐにあきらめる必要はありません。先に試して、確かめます。

打ち込みに使っている時間は、無料の診断でも目安を確かめられます。業種・人数と、業務ごとの月の件数・1件の分数を答えます。減らせる時間の目安が出ます。

自社に必要？ 導入を考える前の判断の目安

導入の前に、「そもそも紙を減らせないか」を考えます。そのうえで、紙の種類・枚数・作業時間を書き出して数え、判断します。

AI導入の壁として「導入にあたっての高コスト」を挙げた中小企業は、46.9%でした。複数回答です。対象は回答のあった1,668社で、2025年11〜12月の調査です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］

DX（デジタルの力で仕事のやり方を変えること）に取り組んでいない企業に、理由を聞いた調査があります。「自社がDXに取組むメリットがわからない」は54.0%で、最も高い割合でした。対象は従業員100人以下の未着手企業で、調査は2026年4〜6月です。［出典：IPA（2026）］

自社にとってのメリットは、自社の紙を数えると見えてきます。

まず「紙をなくせないか」を考える

AI-OCRを入れる前に、紙そのものを減らす方法があります。

生成AIに画像を読ませる方法とは何が違うのか

文章や画像を理解して答えるAIを、生成AIと呼びます。代表例にChatGPTがあります。紙の写真を読ませて、文字を取り出すこともできます。

どちらも役に立ちます。違いは、毎日の仕事での使い方の組み立てにあります。

生成AIの仕組みを組み込んだAI-OCRもあります。どちらが合うかは、紙の量と、日々の使い方で決まります。

取引先の情報を入れてよいかは、社内のルールで確かめます。確認する点は提供形態は2つ（クラウド型／社内設置型）にまとめています。

月に何枚から検討する？

何枚から得になるかは、会社ごとに違います。料金の決め方もサービスごとに違うため、一律の枚数や金額は示せません。自社の数字で、次の2ステップで確かめます。

ステップ1：今の打ち込み時間を出す

「1か月の枚数×1枚の打ち込み分数÷60」で、1か月の時間が出ます。これに担当者の時給をかけると、今かかっている費用の目安になります。

ステップ1に使う情報は、次のとおりです。

• [ ] どんな紙があるか（注文書、請求書、伝票など）
• [ ] 1か月に何枚届くか
• [ ] 1枚の打ち込みに何分かかるか
• [ ] 誰が打ち込んでいるか
• [ ] 毎回同じ書式か、バラバラか
• [ ] 手書きやFAXは、どのくらい含まれるか
• [ ] 取引先にデータで送ってもらえるか
• [ ] 打ち込んだ先は、会計ソフトかExcelか

ステップ2：見積もりと並べる

料金の決め方には、いくつかの型があります。次の型を組み合わせているサービスもあります。

月額固定でも、使える量に決まりがあるかを確かめます。決まりを超えた分の料金も、あわせて確かめます。

サービスに見積もりを頼むときは、次の4点を聞きます。

導入後も、確認と修正の時間は残ります。見積もりの月額に、その時間の費用を足します。その合計がステップ1の費用より小さければ、検討する価値があります。

初めにかかる費用は、別に確かめます。ステップ1の項目が埋まれば、見積もりと比べる準備ができます。

よくある質問