在庫管理はエクセルのままで大丈夫？見直しの6つのサイン

在庫管理はエクセルのままで大丈夫？まず結論から

在庫表の基本は「繰越在庫＋入庫－出庫＝現在在庫」の式です。繰越在庫とは、前の月から持ち越した在庫のことです。

たとえば、シャツの前月からの在庫に、仕入れた分を足します。そこから売った分を引くと、今の在庫が分かります。

製造業の原材料や部品でも、考え方は同じです。品番ごとに、入った数と使った数を記録して差し引きます。

在庫は数だけでなく、置き場所と、使える状態かも確認します。製造業では、原材料や完成品に加え、作りかけの品も管理の対象です。

エクセルの良さは、社内のパソコンにあれば新しく買わずに始められることです。列も、自社に合わせて自由に変えられます。一方で、数をすぐ全員に伝えることは苦手です。

出典：ロジレス「エクセルで在庫管理する方法｜作り方から関数・運用ポイントまで解説」

エクセル在庫表の基本は2タイプ

在庫表には「1商品1枚タイプ（単票タイプ）」と「一覧表タイプ（在庫移動表タイプ）」があります。自社の商品数や部品数に合わせて選びます。

出典：キャムマックス「エクセルで在庫管理表を作成してみよう！簡単なテンプレート作成とシステム比較ガイド」、Bカート「在庫管理をエクセルで始める方法！すぐに使えるテンプレートと作り方を解説」、スクロール360「在庫管理表で業務効率化！おすすめ無料テンプレートや作り方を紹介」

エクセルで在庫表を作る手順は？

一覧表タイプなら、入力用の2枚と、見る用の1枚のシートで作れます。式は一度入れれば、あとは数を入れるだけです。

テンプレートを使うときの確認点

ゼロから作らず、配られているひな形（テンプレート）を直して使う方法もあります。マイクロソフトのサポートページでも、この方法が案内されています。

出典：Microsoft「在庫シートを作成する」

使う前に、次のチェックリストで確かめてください。

• 列の意味を、自社の言葉で説明できる
• 試しに数を入れると、在庫が正しく計算される
• マクロ（自動で動く仕組み）がない。あれば中身を説明できる人がいる
• 自社に合わせて、列を足したり消したりできる

こんなサインが出たら見直しの時期です

商品数や人数の多さではなく、困りごとのサインで判断します。次のチェックリストで、自社の状態を確認してください。

• 表を作った人しか、中身を説明できない
• 担当者が休むと、在庫の更新が止まる
• 在庫の数字が、すぐに全員へ伝わらない
• 帳簿の数と、棚の現物が合わないことが続く
• 入力のルールが、紙にも文章にも残っていない
• 表の控え（バックアップ）を取っていない

当てはまる項目が多いほど、見直しを考える時期に近づいています。

当てはまったら、まず下の引き継ぎの3つと、今日からできる改善3つから始めます（まず今日からできる改善3つ）。

倉庫の在庫管理担当者への調査があります。ダイアログ社（在庫・倉庫管理システムの提供元）が2022年に行いました。

対象は、Excelで在庫管理をしている45名です。複数回答で、課題を聞いています。

「Excelを作った本人しかわからない」は42.2%でした。「リアルタイムで更新できない」は35.6%でした。

リアルタイムとは、変更がすぐ全員の画面に反映されることです。

出典：株式会社ダイアログ「倉庫の約4割が在庫管理を『Excel』や『紙』で実施　半数以上が、在庫管理の変更の必要性を感じる」（2022）

属人化すると何が起きるか

特定の人しか仕事を進められない状態を、属人化といいます。担当者が休んだり辞めたりすると、在庫表を誰も更新できません。

引き継ぎでは、次の3つを文章に残します。

A4で1枚でも構いません。まず書き出すことから始めます。

調査の数字を読むときの注意点

先ほどの数字は、次の条件で読んでください。

• 回答したのは、調査全体189名のうち、倉庫でExcelを使う45名です。
• 回答数が少ない点に注意が必要です。
• 調べたのは、システムを提供する会社です。
• 調査の時期は、2022年です。

自社に当てはまるかは、先ほどのチェックリストで確かめてください。

帳簿と現物が合わない原因はどこにある？

主な原因として、入力漏れ、二重入力、品番の書き方のばらつき（表記ゆれ）があります。入力のルールと品番の管理で、防ぎやすくなります。

製造業の原材料や部品でも、原因と対策は同じです。以下の例は、シャツの代わりに「ねじ」や「原材料」に置き換えて読めます。

棚の現物と帳簿は、入力のときにズレが生まれやすくなります。

ズレを生む3つの原因

品番を軸に管理すると、表記ゆれを防ぎやすくなります。

そのために、シートを2枚に分けます。

作業は、1枚目を作ったあと、2枚目に品番と数を書き足すだけです。

出典：WonderLine「エクセル在庫管理の作り方｜無料テンプレート・関数・運用のコツを解説」、TS-BASE「在庫管理表テンプレートから学ぶ『3つの在庫管理の基本』」

棚卸差異が出たときの原因の探し方（手順）

1. 差が出た品番を、1つに絞る
2. その品番の入出庫の記録を、日付順に並べる
3. 納品書や売上の伝票と、1件ずつ突き合わせる
4. 入力漏れ、二重入力、品番違いのどれかを確認する
5. 原因を記録し、入力ルールを直す

一度に全商品を調べないことが大切です。差の大きい品番から順に進めます。

ITが苦手でも続けられる入力の仕組み

続けるコツは、入力を簡単にすることです。次の5つを決めてください。

出典：Bカート「在庫管理をエクセルで始める方法！すぐに使えるテンプレートと作り方を解説」、WonderLine「エクセル在庫管理の作り方｜無料テンプレート・関数・運用のコツを解説」、ロジレス「エクセルで在庫管理する方法｜作り方から関数・運用ポイントまで解説」

いまのエクセルのどこまで自動化できるかを、質問に答えるだけで確かめられます。

今のエクセルを活かして手間を減らすには？

エクセルを捨てなくても、手間は減らせます。段階を踏んで進めると、取り組みやすくなります。

一度に切り替えず、困りごとに合わせて1段階ずつ進めれば十分です。

まず今日からできる改善3つ

出典：ロジレス「エクセルで在庫管理する方法｜作り方から関数・運用ポイントまで解説」、スクロール360「在庫管理表で業務効率化！おすすめ無料テンプレートや作り方を紹介」

発注点の決め方は、ステップ4で説明しています。

AIや自動化で減らせる作業の考え方

AIや自動化は、毎日くり返す決まった作業から始めます。入力や集計がその代表です。

中小企業庁の白書に、AI活用の数字があります。2019年以降の省力化投資のうち、AI活用に「取り組んだ」割合は、全体（回答5,645社）で30.3%（約3割）です。10社に3社ほどの割合です。

調査は、帝国データバンクが2025年11月から12月にWebで行いました。中小企業庁が委託した調査です。中小企業12,215社を分析しました。

出典：中小企業庁「2026年版 中小企業白書」（2026）

取り組む前に、自社の現状を次の点で確認します。

• 入力に、毎日どれくらい時間がかかっているか
• 入力する人は、決まっているか
• ズレは、どのくらいの頻度で起きるか
• 納品書や発注書は、紙か、PDFか

答えが分かると、どの作業から手を付けるかが見えてきます。

システム化の費用と補助金は？ITが苦手でも使える？

人手不足の解消に役立つ製品の導入費用には、中小企業省力化投資補助金を使える可能性があります。在庫管理ソフトが対象になるかは、公式サイトで確認が必要です。費用は製品と契約内容で変わるため、見積もりで確かめます。

エクセルの次の選択肢

困りごとが続くなら、エクセルの次の選択肢を比べます。どれが合うかは、困りごとの中身で決めます。

※「共有できる表計算」の行は、編集部による整理です。

出典：キャムマックス「エクセルで在庫管理表を作成してみよう！簡単なテンプレート作成とシステム比較ガイド」、ロジレス「エクセルで在庫管理する方法｜作り方から関数・運用ポイントまで解説」

移すときは、次の順に進めます。

1. 品番の一覧表を整え、表記ゆれをなくす
2. 新しい仕組みに、品番と今の在庫の数を移す
3. しばらくはエクセルと並べて使い、数が合うか確かめる

切り替えたあとも、古いエクセルは控えとして残します。

省力化投資補助金は使える？

カタログ注文型は、人手不足の解消に効果がある製品の導入費用の一部を補助する制度です。人手不足に悩む中小企業等が対象です。あらかじめ登録された製品の一覧（カタログ）から選んで申し込みます。多くの会社で使える決まった製品が対象です。カタログは、補助金を運営する事務局が公開しています。

申請は、製品を売る会社（販売事業者）がサポートします。ITが苦手でも、相談しながら進められます。

出典：中小企業基盤整備機構（中小企業省力化投資補助金事務局）「トップページ（カタログ注文型）｜中小企業省力化投資補助金」

出典：中小企業基盤整備機構「2026年3月19日制度改定」（2026）

補助率や上限額、対象製品は、公式サイトで確認します。在庫管理システムが対象かどうかも、公式サイトで確認します。

相談先は、目的で分かれます。

• 補助金の対象かどうか： 公式サイトと、販売事業者に聞きます。
• 費用： 複数の販売事業者から見積もりを取り、比べます。
• エクセルの改善や、どこから手を付けるか： 社内で詳しい人に聞きます。迷うときは、この記事の診断や、カクヤクAIXのサービスも使えます。

受発注PDFの保存ルールも忘れずに

メールで届いたPDFは、PDFのまま残します。紙に印刷しても、データ自体の保存は必要です。

これは、在庫管理とは別の、税金に関わる決まりです。電子帳簿保存法という法律で定められています。自社が対象かは、会社を担当する税務署で確認できます。

出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」、国税庁「【国税庁の取組紹介】電子帳簿保存」

売上高が小さい会社には、保存の条件がゆるくなる決まりがあります。対象は、2年前の事業年度の売上高が5,000万円以下の方などです。

この場合、データの提出を求められたときに応じられれば、「日付・金額・取引先」で探せる仕組みは不要です。ただし、データを書き換えられない対策と、画面やプリンタの備付けは必要です。書き換え防止は、事務処理のルールを決めて対応できます。

出典：国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」（2024）

要件どおりに保存できなかった場合も、救済があります。次の2つを両方満たす場合です。

1. 会社を担当する税務署の署長が、相当の理由があると認める（事前の申請は不要）
2. データのダウンロードと、印刷した書面の提示・提出を求められたときに応じられる

出典：国税庁「【国税庁の取組紹介】電子帳簿保存」

よくある質問