この記事でわかること
- 作り方は5ステップです（目的と読み手→手順の書き出し→骨子→5W1Hで執筆→現場で試して直す）。
- 社長が決めるのは、目的・読み手・最初の1本・見直す人の4つです。最初に作るのは1本だけです。
- 文章を自動で作るAI（生成AI）の下書きは、人が確認する前提で使います。
マニュアルは最初の1本から。5ステップの作り方
マニュアルは最初の1本に絞って作ります。社長が決める4項目と5ステップの作り方、Excelの型、写真と探しやすさの工夫、生成AIの下書きで人が確認する5点を解説。
マニュアルは「全部」ではなく「最初の1本」から作る
全部を一度に作るより、使われる1本を先に作るほうが現実的です。作り方は5ステップで、その1本を形にします。（マニュアルの作り方は5ステップ）
マニュアルを作る目的は、主に3つです。
- 誰がやっても、同じ質で仕事が進む
- 新人に同じことを何度も教える手間が減る
- 1人しか分からない仕事（属人化）を防げる
ITを入れた会社でも、手作業は残っています。手作業が多い会社ほど、まず1本の手順を書いて残す意味があります。うちの会社も同じではないでしょうか。
業務の8割以上が手作業の会社は20.2%、約5社に1社です。
手作業が多い現場では、検品がベテランの勘頼みになっていませんか。
対象は、2025年11月17日〜12月12日に調べた、ITを導入済みの中小企業922社です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］
マニュアルがあっても、読まれるとは限りません。マニュアル作成代行のフィンテックス社が調査しました。「人に聞いた方が早い」と思うことがある人は79.9%で、10人中およそ8人です。［出典：株式会社フィンテックス「マニュアル作成実態調査2026｜生成AI原稿を「そのまま使える」は1割、8割は「マニュアルより人に聞いた方が早い」」（2026）］
対象は、勤務先にマニュアルがある全国の20〜69歳の会社員・経営者・役員800人です。調査期間は2026年7月29日〜8月2日です。
ポイント
だから最初は、現場がいちばん困っている1本に絞ります。
社長は何を決め、誰に任せればいいのか？
社長が決めるのは、目的・読み手・最初の1本・見直す人の4つです。書く作業は担当者に任せます。
社長が決める4項目は、次のとおりです。
社長が決める4つ
- 目的：何のために作るのか（例：新人が1人で作業できるようにする）
- 読み手：誰が読むのか（例：入社1か月の社員）
- 最初の1本：どの業務から始めるのか
- 見直す人：誰が、どの時期に直すのか
決めた4つは、短い言葉にして担当者に伝えます。
たとえば、こう伝えます。「入社1か月の社員が1人で検品できるように、検品の手順を1本作ってください。見直しは○○さんが決算の前後にお願いします。」
最初の1本はどの業務から選ぶ？
次の3つのどれかに当てはまる作業を選びます。製造業向けの手順書の解説サイト「サクっと手順書」が紹介している選び方から、3つを挙げます。
- ベテランしかできない作業
- 不良やクレームが多い作業
- 新人教育に時間がかかる作業
たとえば、ベテランだけが知っている検品の手順です。1人が休むと止まる作業ほど、先に書く価値があります。
作成にどれくらい時間がかかる？
1本の作成に、5時間以上かかる人もいます。まず、その時間を業務として確保します。
フィンテックス社の調査（2026年7月29日〜8月2日）です。作成経験者の22.6%が、1件あたり5時間以上かかると答えました。対象は、直近1年以内に作成・改訂した522人です。［出典：株式会社フィンテックス「マニュアル作成実態調査2026｜生成AI原稿を「そのまま使える」は1割、8割は「マニュアルより人に聞いた方が早い」」（2026）］
作成経験のない人の36.3%は、所要時間が「わからない」と答えました。［出典：株式会社フィンテックス「マニュアル作成実態調査2026｜生成AI原稿を「そのまま使える」は1割、8割は「マニュアルより人に聞いた方が早い」」（2026）］
自社の時間は、次の式で見積もります。「手順の数×1つの手順を書く時間」に、現場で試す時間と直す時間を足します。
見積もったら、完成の締切も決めます。締切がないと、ほかの仕事に押されて後回しになりがちです。
ポイント
作成経験者の約2割が、1本に5時間以上かけています。空いた時間に任せず、担当者の予定に入れます。
マニュアルの作り方は5ステップ
作り方は5ステップです。紙やExcelでも回せます。
作り方の5ステップ
- 目的と読み手を決める（社長）。最初の1本もここで決めます。
- 現場の手順を、順番どおりに書き出す（担当者）。実際にやっている人に聞きながら書きます。
- 見出しと全体の流れ（骨子）を先に作る。本文を書く前に、全体の形を決めます。
- いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやるかを書く。この6つを、5W1Hと呼びます。
- 現場で試して、直す。使いながら直す前提です。
ポイント
④では、判断の基準を数値で書きます。「早めに確認する」ではなく、「温度が××度以内か確認する」のように書きます。
通常の手順に加え、よくある間違いと、そのときの対応を書きます。困ったときに誰へ聞くかも載せます。
ITが苦手でも、紙・Excelから始めていい
専用ツールは、1本使ってみてから考えれば十分です。最初は紙かExcelで始めます。
Excelなら、表の列を「手順No.」「作業内容」「注意点」「写真」にします。これだけで、現場で読める1本になります。
もう少し整えるなら、次の型を写して使えます。表紙に管理の情報を、本文に手順の表を置きます。
| 項目 | 置く場所 | 書くこと |
|---|---|---|
| 題名 | 表紙 | 作業の名前（例：出荷前の検品） |
| 目的と読み手 | 表紙 | 社長が決めた目的と、読む人 |
| 版と更新日 | 表紙 | 第何版か、いつ直したか |
| 更新担当と見直しの時期 | 表紙 | 担当の名前と、見直す時期 |
| 手順No. | 本文 | 1から順に振る。1行に1つの動作 |
| 作業内容 | 本文 | 何をするかを、動作で短く書く |
| 判断の基準 | 本文 | 数値で書く（例：××度以内） |
| 注意点 | 本文 | よくある間違いと、そのときの対応 |
| 写真 | 本文 | その動作が分かる写真 |
| 困ったときの連絡先 | 本文 | 誰に聞くか（名前） |
同じ型は、WordやPowerPointでも使えます。文章が多いならWord、写真を大きく見せたいならPowerPoint、という選び方もあります。
「確認して送る」は、「金額と日付を確認する」「送信する」に分けます。動作ごとに項目を分けると、どこまで終わったか確かめやすくなります。
写真と見やすさの工夫
写真と見やすさで、読まれるかどうかが変わります。どちらも、スマホと今ある道具でできます。
写真・動画の使い方
写真は、作業する人の目線で撮ります。手元が見えると、動作が伝わりやすくなります。見てほしい所には、丸や矢印を付けます。
動画は、言葉で伝えにくい作業に使うと便利です。たとえば、力の加減や手の動かし方です。どの手順の動画かを書いておきます。
撮る前に、顧客名や図面が写っていないかを確かめます。
探しやすくする工夫
マニュアルは、探しやすさも大切です。フィンテックス社の調査で、運用の問題として「探せない」を挙げた人は19.5%でした。項目の中で最も多い結果です。［出典：株式会社フィンテックス「マニュアル作成実態調査2026｜生成AI原稿を「そのまま使える」は1割、8割は「マニュアルより人に聞いた方が早い」」（2026）］
対象は、勤務先にマニュアルがある全国の20〜69歳の会社員・経営者・役員800人です。調査期間は2026年7月29日〜8月2日です。
探しやすく、見やすくするには、次の工夫が使えます。
- 最初に目次を付け、作業名で探せるようにする
- 1ページ（Excelなら1シート）に、1つの作業だけを書く
- 見出しとファイル名に、作業名と更新日を入れる
- 文字の大きさ・書体・色の使い方を、全ページでそろえる
- 1つの手順は短く、「〜する」と言い切る
「誰が読んでも同じ作業ができるか」で完成を判断する
完成の目安は、読んだ人が同じ作業をできるかどうかです。書いた本人の確認だけでは足りません。
新人や別の担当者に、マニュアルだけを見て作業してもらいます。つまずいた箇所が、直す箇所です。
生成AIで下書きを作るとき、人はどこを確認するのか？
下書きは、文章を自動で作るAI（生成AI）に任せられます。AIが書くのは、手順の文章案です。現場の事実や数値は、必ず人が確認します。
AIを使う目的では、業務時間の節減が多く選ばれています。省力化投資でAIを活用する目的として「業務時間の節減」を選んだ事業者は84.5%でした。対象はAI活用に取り組んだ事業者1,685社で、複数の答えを選べる質問です。［出典：中小企業庁（2026）］
一方、AIの原稿は手直しが前提です。フィンテックス社の調査で、生成AIの原稿を「そのまま使える」は10.1%でした。「半分くらいは手直しが必要」は39.8%でした。［出典：株式会社フィンテックス「マニュアル作成実態調査2026｜生成AI原稿を「そのまま使える」は1割、8割は「マニュアルより人に聞いた方が早い」」（2026）］
生成AIでマニュアルを作った人の91.0%が、AIだけでは解決できない場面を経験しています。調査期間は2026年7月29日〜8月2日です。［出典：株式会社フィンテックス「マニュアル作成実態調査2026｜生成AI原稿を「そのまま使える」は1割、8割は「マニュアルより人に聞いた方が早い」」（2026）］
AIは使えない、という意味ではありません。下書きはAI、確認は人と分けて使います。
AIに任せる範囲と、人が決める範囲
AIに任せるのは、構成案の作成と文章の整えです。人が決めるのは、現場の事実・数値・安全に関わる判断です。
たとえば、こう頼みます。「検品の手順を、入社1か月の社員向けに順番に書いてください。数値は空欄にしてください。」空欄は、人が実際の基準を見て埋めます。
AIは、現場のやり方を知りません。もっともらしい文章でも、事実とずれていることがあります。
書くのが苦手な人には、作業の説明を話してもらいます。録音した声を文字にし、AIで手順の順番に整える方法もあります。録音やAIに渡してよい情報は、先に社内で確認します。
人が確認する5つのポイント
AIの下書きは、次の5つを確認してから現場に出します。
- 手順の抜け：準備から後片付けまで、順番どおりにそろっているか
- 数値：温度・時間・重さなどが、実際の基準と合っているか
- 現場の実態との差：いまのやり方と同じか
- 専門用語：新人が読んで分かる言葉か
- 社外に出せない情報：顧客名や図面など、AIに入れてよい情報の線引きを、社内で決めてあるか
社員の研修費用は助成金の対象になるか？
要件を満たせば、受給できる可能性があります。対象かどうかは、事前に確認が必要です。
制度の概要
社員の学び直し（リスキリング）の研修費を、国が助ける制度があります。厚生労働省の人材開発支援助成金で、その中の「事業展開等リスキリング支援コース」です。マニュアル作成や生成AI活用の研修が対象になるかは、要件しだいです。令和8年度末（2027年3月末）で終了する予定の制度です。［出典：厚生労働省（2026）］
経費助成の上限額は、訓練の時間や研修の形態で変わります。パソコンなどで受ける研修（eラーニング）と、通信制の研修は、上限が低くなります。上限は1人1訓練あたり15万円です（eラーニング・通信制の場合）。［出典：厚生労働省（2026）］
受給できる額は、要件を満たすかどうかや、訓練の時間・形態によって変わります。そのため、ここでは総額を示せません。
注意
eラーニングには、利用回数の決まりもあります。令和8年8月3日以降は、1労働者につき1年度1回までです。申請の前に、公式の案内で自社が対象か、最新の条件を確認してください。［出典：厚生労働省（2026）］
なお、補助金には審査があります。要件を満たして申請しても、採択されない場合があります。［出典：中小企業庁（2026）］
時間をどれだけ減らせそうかは、下の自動診断で目安が分かります。業種・従業員数と、業務の件数・1件の時間を入れて試算します。助成金を受けられるかを判定するものではありません。
作っても読まれない、更新が止まる。どう防ぐか？
更新が止まる背景には、担当者の負担と評価されにくさがあります。最初に、更新の決まりを作ります。
更新が止まったマニュアルは、トラブルにつながります。トヨクモ社の調査では、トラブルを経験した人は88.2%でした。［出典：トヨクモ株式会社「マニュアルの作成・更新に携わる担当者の88.2%が更新が止まったマニュアルによる手戻り・誤案内などのトラブルを経験」（2026）］
対象は、従業員20〜99名の会社でマニュアルを作成・更新する責任者・担当者です。集計できた回答は102人と、人数の少ない調査です。調査期間は2026年9月5日〜8日です。
運用の面でも、課題があります。フィンテックス社の調査で、運用の問題を抱える人は71.1%でした。［出典：株式会社フィンテックス「マニュアル作成実態調査2026｜生成AI原稿を「そのまま使える」は1割、8割は「マニュアルより人に聞いた方が早い」」（2026）］
見直す人と時期を、最初に決める
マニュアルを作る時に、次の4つを一緒に決めます。
作る時に決める4つ
- 更新担当者：名前で決めます。「みんなで」にすると、止まりやすくなります。
- 見直しの時期：決算の前後など、会社の動きに合わせます。
- 公開場所：完成したマニュアルを置く場所です。現場の人がすぐ開ける場所にします。紙なら、作業場の決まった棚です。
- 版管理：どれが最新かが分かるようにすることです。日付と更新者を表紙に書きます。
作業のやり方が変わった時も、見直しの合図にします。
負担を減らし、評価される形にする
担当者の負担と評価は、社長が整える部分です。作成の時間を、業務として認めます。
フィンテックス社の調査で、作成を負担と感じる人は59.4%でした。評価されていると実感する人は32.0%でした。［出典：株式会社フィンテックス「マニュアル作成実態調査2026｜生成AI原稿を「そのまま使える」は1割、8割は「マニュアルより人に聞いた方が早い」」（2026）］
社長ができることは2つです。作成の時間を、予定に入れます。完成したら、会議などで担当者の貢献を伝えます。
よくある質問
Q1. うちは皆忙しい。誰が、どれくらい時間をかければいいですか？
A. 書くのは、その作業をよく知る担当者です。社長は目的・読み手・最初の1本・見直す人を決めます。作成時間は、1本分を担当者の業務として確保します。
Q2. 作っても、読まれず更新も止まりませんか？
A. 防ぐ方法はあります。更新担当者・見直しの時期・公開場所・版管理を、作る時に決めます。（見直す人と時期を、最初に決める）担当者の作成時間を認めることも大切です。
Q3. ITが苦手でも、生成AIを使えますか？
A. 使えます。最初は紙やExcelで1本作り、手順の文章の下書きだけをAIに頼む使い方から始められます。
Q4. AIに任せて、間違いが混ざりませんか？
A. 混ざることがあります。だから、手順の抜け・数値・現場との差・専門用語・社外に出せない情報の5つを、人が確認します。（人が確認する5つのポイント）
Q5. 社員の研修費は助成の対象になりますか？
A. 要件を満たせば、受給できる可能性があります。令和8年度末（2027年3月末）で終了する予定の制度で、対象かどうかは事前の確認が必要です。補助金は審査があり、採択されない場合があります。
Q6. マニュアルと手順書は、何が違いますか？
A. 一般には、次のように分けて説明されることが多いです。マニュアルは、業務全体の進め方や注意点をまとめたもの。手順書は、1つの作業のやり方を細かく書いたものです。最初の1本は、手順書に近い形から始めても構いません。
手順書の作り方は、作業手順書は最初の1本から｜製造業の作り方と確認法で詳しく説明しています。
最初の1本をどの業務にするか、生成AIの下書きをどう確認するか。迷ったときは、カクヤクAIXに相談できます。