経費精算とは？1人経理でも回す最小の流れ

経費精算とは？立て替えた費用を会社が払い戻す仕組み

経費精算とは、社員が立て替えた費用を、会社が確認して払い戻す仕組みです。

たとえば、社員が取引先への電車代を自分の財布で払ったとします。会社は領収書を確認し、同じ額を社員に返します。この一連の流れが経費精算です。

会社に置いた少額の現金（小口現金）から、その場で払い戻す方法もあります。これを小口精算と呼びます。

実費精算と仮払精算は何が違うのか？

違いは、お金を渡すタイミングです。実費精算は使った後に払い戻します。仮払精算は、使う前に概算（おおよその額）のお金を先に渡す方法です。

仮払いは、社員の金銭負担を抑えられます。ただし、書類が2種類必要になります。

経費精算のよくある課題

経費精算でよく挙がる課題は、次のとおりです。主な課題と、減らせる段階を表にまとめます。

それぞれの段階は効率化は何から始める？ルール整備→ペーパーレス→ツール導入の3段階で説明します。

経理が1人（社長ひとり）でも、経費精算の流れは必要？

経理事務をひとりで行う事業者は79.4%です。出典：日本商工会議所・東京商工会議所（2025）対象は売上高1千万円以下の事業者です。回答数は907です。調査期間は2025年6月23日〜7月31日です。

売上高1千万円以下の事業者では、10社のうち約8社にあたります。この規模では、経理がひとりの会社は珍しくありません。

最小の流れは「申請・確認・支払い」の3つだけ

社長が承認と経理を兼ねる場合も、流れは3つで足ります。最後に会計ソフトへ記録します。

社長が承認と経理を兼ねる会社でも、「申請→確認→支払い」の3つで回せます。

1. 申請：社員が精算書と領収書を出します。
2. 確認：社長が次の3点を見ます。
3. 支払い：確認が済んだら払い戻します。

確認する3点は次のとおりです。

二重申請を防ぐ方法の一つは、確認した領収書に「精算済み」と書いておくことです。社長が自分で立て替えた分も、社員と同じ精算書と領収書を残します。

立替に課題を感じる会社員が多いという民間調査も

Sansan株式会社の調査では、立替に課題を感じる会社員が多いという結果が出ています。精算の手間は、社長が気にかけたい点です。

立替経費に「課題を感じている」会社員は72.8%です。出典：Sansan株式会社「経費精算業務に関する実態調査」（2024）Sansan株式会社の調査です。対象は20〜50代の会社員（正社員・契約社員）1,000名です。調査期間は2024年7月12日〜7月17日です。

立替そのものを減らす方法

立替が減れば、社員の負担も精算の件数も減ります。方法は主に3つです。

会社のカードで払う

会社名義のクレジットカード（法人カード）で払えば、社員は立て替えずに済みます。利用明細が残るので、後から確かめる手がかりになります。

カードを使える人と費用の種類は、申請ルールに書いておきます。明細とは別に領収書を残すかは、顧問税理士に確認してください。

交通費はICカードの履歴で確かめる

電車やバスの運賃を、交通系ICカード（改札でタッチするカード）で払う場合があります。その利用の記録を、申請された区間と見比べる方法があります。何を確かめられるかは、カードや確認の方法で違います。

経路検索のサイトで運賃を調べる方法もあります。ツールによっては、ICカードの記録を読み込んで交通費を計算できます。

小口現金をやめて振り込みにする

小口現金は、残高を合わせる手間や、現金を受け渡す手間がかかります。やめて、精算額を社員の口座へ振り込む方法があります。給与と一緒に振り込む会社もあります。

社内ルールには、たとえば「月末締めで、翌月の給与と一緒に振り込む」と書きます。給与明細への書き方は、顧問税理士に確認してください。

メールやWebで受け取った領収書は、どう保存する？

メールやWebで受け取った領収書は、データのまま保存します。紙で受け取った領収書の扱いは、顧問税理士か税務署に確認してください。

保存のルールは、3つに分けて考えます。1つ目は原則のルールです。2つ目は、基準期間（2期前）の売上高が5,000万円以下などで、検索要件が不要になる場合です。3つ目は、原則への対応が間に合わない場合の猶予措置です。

データの残し方を決めた法律が、電子帳簿保存法です。メールやWebでやり取りした取引（電子取引）のデータを、保存する義務も定めています。出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」対象は法人と個人事業者です。

たとえば、たまにメールで届くPDFの領収書があれば、それが保存の対象です。紙に印刷しても、元のデータは残します。

売上高が小さくても、改ざん防止措置と備付けは必要です。

電子データで受け取った領収書はどう保存する？

PDFなどで受け取った請求書は、紙に印刷しても、元のデータの保存が必要です。出典：国税庁「【国税庁の取組紹介】電子帳簿保存」

書き換えを防ぐ決まりも必要です。これを改ざん防止措置と呼びます。事務処理規程（社内ルールを書いた文書）を作るなどの方法で対応できます。出典：国税庁（2024）

2024年1月1日以後のやり取りには、特例（猶予措置）があります。次の条件を満たせば、ルールどおりに保存できなくても認められる仕組みです。

• 要件どおりに保存できなかった理由が、税務署に「もっともだ」と認められること（事前の申請は不要）
• 税務調査などの求めに応じられること。データをコピーして渡すこと（ダウンロード）です。印刷した紙を見せたり提出したりすることも含みます。

原則のルールで保存する場合は、次のチェックリストで自社の対応を確かめてください。

• [ ] メールやWebで受け取った領収書データの保存場所を決めている
• [ ] 印刷した紙だけでなく、元のデータも残している
• [ ] 書き換えを防ぐ社内ルール（事務処理規程）を作った
• [ ] 日付・金額・取引先でデータを探せるようにしている（検索要件。基準期間の売上高が5,000万円以下で、ダウンロードの求めに応じられる場合などは不要）
• [ ] 求められたら、データをコピーして渡せる
• [ ] パソコンとプリンタを、すぐ使える状態にしている

売上高5,000万円以下なら、検索要件は不要になる？

2期前の売上高が5,000万円以下などの会社は、検索要件が不要になる場合があります。条件は、税務調査などでデータのダウンロードの求めに応じられることです。ただし、不要になるのは検索要件だけです。

検索要件とは、日付・金額・取引先でデータを探せるようにする条件です。

判断には、基準期間の売上高を使います。基準期間とは、法人なら今の事業年度の2期前の事業年度、個人事業者なら2年前の年です。たとえば法人で今期が第10期なら、第8期です。自社の基準期間の売上高が5,000万円以下かを確かめます。

さらに、税務調査などでデータを求められたときに、コピーして渡せることも条件です。出典：国税庁（2024）

それでも必要な対応が2つあります。1つは、書き換えを防ぐ決まり（改ざん防止措置）です。もう1つは、パソコンの画面とプリンタをすぐ使える状態にしておくことです。これをディスプレイ・プリンタ等の備付けと呼びます。売上高が小さくても、対応が全て不要になるわけではありません。出典：国税庁（2024）

効率化は何から始める？ルール整備→ペーパーレス→ツール導入の3段階

第1段階は「ルール整備」。差し戻しを減らす

申請のルールを紙1枚にまとめます。記入漏れによる差し戻しを減らせます。

まとめる内容の例は、次のとおりです。

第2・第3段階は「ペーパーレス」と「ツール導入」

経理業務を全くペーパーレス化していない事業者は56.7%です。出典：日本商工会議所・東京商工会議所（2025）対象は売上高1千万円以下の事業者です。回答数は907です。調査期間は2025年6月23日〜7月31日です。

売上高1千万円以下の事業者では、半数を超える事業者が、まだ紙のままです。

勘定科目とは、交通費など費用の種類の名前です。対応しているツールなら、申請項目と勘定科目を結びつけておけます。そうすると、仕訳（お金の動きを帳簿に書く作業）を自動でできます。手入力を減らせる場合があります。会計ソフトへ、データをまとめて送る方法もあります。

ツールのほかに、経理の作業を外部に任せる方法（アウトソーシング）もあります。経理をひとりで担っていて、領収書や請求書の件数が多い会社では、選択肢になります。頼む前に、どこまで任せるか（入力だけか、仕訳や確認までか）を決めます。費用は任せる範囲などで変わることがあるため、見積もりを取って比べます。

経費精算ツールを試用するときは、社員の申請から経理担当者の確認まで試します。今の会計ソフトへデータを渡す操作も試し、迷う所や打ち直しが残らないかを確かめます。設定や操作を質問できる窓口も確認します。

見積もりは、利用人数、精算件数、必要な機能をそろえて頼みます。初期費用と月額だけでなく、追加料金や人数が増えたときの料金も比べます。

自社の経費精算の流れを整理したい方は、カクヤクAIXへご相談ください。

AIは今すぐ必要？導入を判断する3つの軸

AIは、手作業の比率、コスト、社員の負担の3つで判断します。AIとは、コンピュータが人の作業を手伝う技術です。

経費精算では、ツールの次の段階としてAIを使う方法もあります。使うか迷ったときの判断の軸は、次の3つです。

1. 手作業の比率：自社の経費精算に手作業が多いかを見ます。
2. コスト：費用に見合う手間の削減があるかを見ます。
3. 社員の負担：立替や精算で、社員が困っている場面があるかを見ます。

ここからは、各軸の補足として、他の会社の状況を見ます。数字は、経理に限らない会社全体の調査です。

2019年以降の省力化投資の取り組みとして、AI活用に「取り組んだ」割合は約3割です。出典：中小企業庁（2026）この設問の回答は全体で5,645社です。

コストの軸の補足です。AI導入の妨げ（阻害要因）で最も多いのは「導入にあたっての高コスト」で、46.9%です。出典：中小企業基盤整備機構（2026）複数回答です。有効回答は1,668です。調査期間は2025年11月17日〜12月12日です。

手作業の比率の軸の補足です。ITを導入済みでも、手作業が業務の8割以上の会社は20.2%です。出典：中小企業基盤整備機構（2026）5社に1社にあたります。対象はITを導入済みの922社です。

よくある質問

まずは今週、この3つから始めましょう

今週は、ルール、保存場所、ツールの見直しの3つに絞って進めます。どれも費用をかけずに始められます。

何から手をつけるか迷う方は、カクヤクAIXで一緒に整理できます。