介護のシフト自動作成｜任せる所と人が決める所

この記事の要点

• シフトの自動作成は、条件を入れて「案」を作るところまでです。
• 急な欠勤の差し替えと、配置基準の最終確認は人の仕事です。
• まず自事業所のルールを書き出し、次に1ユニットで1か月並べて試します。

介護のシフトは、なぜ毎月これほど手間がかかるのか

介護のシフトは、決めることが多く重なります。希望休、夜勤、有資格者の配置、配置基準や加算の要件です。紙や表計算ソフトで調整すると、転記と修正が増えます。

背景には人手不足があります。日本商工会議所・東京商工会議所の調査では、業種別に見ると、人手不足と答えた介護・看護業の企業は70.5％でした。回答したのは、各地の商工会議所の会員企業2,654社です。調査期間は2026年7月21日〜8月21日です。［出典：日本商工会議所・東京商工会議所（2026）］

手間が増える原因は「条件の多さ」と「属人化」

介護のシフトづくりでは、よく次の課題が挙がります。希望休を自由に申請できる体制だと、調整が複雑になります。施設ごとに組み方が違い、作成が特定の担当者に偏ることもあります。

担当者が休むと、誰も組めなくなります。これが「属人化」です。決まりが頭の中にあるほど、引き継ぎは難しくなります。

偏りが職員の不満になる

夜勤や休日が特定の職員に偏ると、不満が生まれます。コニカミノルタQOLソリューションズは、勤務の公平性への不満が離職につながると問題提起しています。

管理者の手間だけでなく、職員の働きやすさにも関わる話です。シフトづくりは、職場づくりの一部と言えます。

自動作成は、どこまで任せて、どこから人が決めるのか

提供元の説明では、条件を踏まえて案を作るツールがあります。コニカミノルタQOLソリューションズは、職員のスキルや組み合わせを考慮すると説明しています。らくしふは、希望休や対応できる時間帯、夜勤回数の上限・下限を考慮すると説明しています。

提供元が発表した例もあります。コニカミノルタQOLソリューションズは、導入した1施設で、シフト表の作成時間が月37.5時間から月2.5時間になったと発表しました。93％の短縮です。これは提供元による1施設の実績で、効果を保証する数字ではありません。［出典：コニカミノルタQOLソリューションズ「介護施設向けAI搭載シフト自動作成サービス『miramos（ミラモス）』を発売」（2024）］

任せられること：案の作成、偏りや連勤のチェック

案の作成は、ツールの得意分野です。比較記事（アイミツSaaS・ITセレクト）では、連勤のアラートや偏りを抑える割り振りの仕組みを持つツールが紹介されています。機能は製品ごとに提供元へ確認してください。

人が最後に決めること：急な欠勤、相性、本人事情、配置基準の最終確認

急な欠勤が出たら、誰に頼むかは人が決めます。職員同士の相性や、本人の家庭の事情への配慮も同じです。

配置基準を満たしているかの最終確認も、責任者が行います。ツールの案は「たたき台」と考えてください。

導入前に、社長が指示して整える4つのこと

マネーフォワードのシフト表の作り方も、先にひな形とルールを決めることを勧めています。勤務時間、休憩、必要人数、提出期限などです。ルール作りには、職員の協力が欠かせません。

準備チェックリスト

シフト作成ツールの種類と、比べるときの見方

比較記事を出しているatsohoは、ツールをこの3つの型に分けています。配置基準や夜勤の要件を自動で満たしたいなら、介護特化型が向くと説明しています。［出典：atsoho「介護 シフト作成 AIツール 比較 2026｜職員配置を最適化する介護向けAIの選び方と費用」（2026）］

3つの種類と考えやすい場面

表計算ソフトの説明は、アイミツSaaS・ITセレクトの比較記事によるものです。どの型でも、細かい機能は製品ごとに違います。型の説明は名前から整理したもので、対応できる条件は製品ごとに提供元へ確認してください。

比べるときに見る点

候補を2〜3に絞ったら、次の点を提供元に確かめます。答えは、書き出したルールに照らして判断します。

いきなり全部ではなく、1ユニットで1か月並べて試す

人手不足への対策として、デジタル活用等による省力化を挙げた企業は40.2％です。上位の回答として挙げられています。回答したのは会員企業2,654社で、調査期間は2026年7月21日〜8月21日です。［出典：日本商工会議所・東京商工会議所（2026）］

ただし、企業規模が小さいほど、この回答は減る傾向です。だからこそ、小さく試して確かめるのが安全です。

1か月の試し方と見る指標

1か月、同じユニットで2通りのシフトを作ります。1つは今までの手作り、もう1つは自動作成です。

見る点は3つです。作成にかかった時間、手直しの量、職員の不満の有無です。この3つを毎月メモに残します。

職員への伝え方と声の集め方

試す前に、職員へ目的を伝えます。「夜勤の偏りを減らすため」「希望休の出し方を1つにするため」などです。

希望休の出し方が変わるときは、出し方と締め切りを紙1枚にまとめて配ります。慣れるまでは、前の出し方も受け付ける期間を決めておきます。

試す1か月の途中と最後に、使いにくい所を聞く日を決めます。出た声は、手直しの量と一緒にメモに残します。

空いた時間の使い道

シフト作成の時間が減ったら、その分を経営の仕事に使えます。職員との面談や、採用活動です。

面談で不満を早く聞けば、離職を防ぎやすくなります。時間が空いた効果は、作成時間の数字だけでは測れません。

よくある失敗と対策

アイミツSaaS・ITセレクトは、Excelでは希望の取り込みが手作業の転記になると説明しています。2ndlabo は、配置基準の充足は必須で、夜勤の偏りは避けるべきだと説明しています。ここから、次の4つの失敗と対策を整理しました。

費用と補助金は、まず都道府県に確認する

料金の決まり方と見積もりで聞くこと

料金の決まり方は、製品ごとに違います。見積もりでは、何で金額が決まるかを先に確かめます。

元が取れるかは、試した1か月の結果で考えます。減った作成時間に管理者の時給を掛け、月額の料金と比べます。詳しい測り方は、1ユニットで1か月並べて試す章のとおりです。

介護テクノロジー導入補助（都道府県へ確認）

介護テクノロジーの導入補助は、国が制度を作り、都道府県が実施します。対象製品は、テクノエイド協会のカタログで判定されます。

令和7年度補正予算の事業では、見守り機器、介護記録ソフト、インカムを集中的に支援するとされています。シフト作成ソフトが対象に入るかは、厚生労働省の資料には記載がありません。

研修にかかる人材開発支援助成金（要件を満たせば受給できる可能性）

人材開発支援助成金は、職員の研修が対象です。ソフトの購入費そのものが対象になるとは限りません。

事業展開等リスキリング支援コースでは、中小企業の経費助成率は75％です。賃金助成は、1人1時間あたり1,000円です。

経費助成には、受講者1人あたりの限度額があります。中小企業の10時間以上100時間未満の訓練で30万円です。対象は、雇用保険の被保険者への、事業展開やDX化などに関する研修（OFF-JT）です。

訓練計画の提出などの要件があり、受給できるかは審査次第です。令和8年度末（2027年3月末）までの制度です。［出典：厚生労働省・都道府県労働局（2026）、厚生労働省（2026）］

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