シフト作成にAIは使える？社長が先に知るべき答え

シフト作成にAIは使える？社長が先に知っておきたい答え

シフト作成にAIは使えます。ただしAIが出すのは下書きです。最後に決めるのは人です。

AIがやること3段階

AIの役割は、大きく3つに分かれます。

1. 希望の収集：スタッフの希望休や出られる日を集めます。専用システムなら自動で集められる製品もあります。生成AI方式では店長が集めます。
2. 配置案づくり：必要人数や、必要な資格・得意分野、決まりごとをもとに、配置案を作ります。
3. 人が微調整：店長（工場なら班長や現場の責任者）が案を見ます。人数・資格・休憩・休日などの条件を満たすか確かめて、直します。

たとえば「火曜の昼は3人必要。Aさんは火曜が休み」と伝えると、AIが案を出します。工場なら「夜勤は各班に2人。B班は火曜が休み」と伝えます。

介護の現場で、どこまで任せてどこから人が決めるかは、介護のシフト自動作成｜任せる所と人が決める所で説明しています。

社長が押さえるべき点

ここで使う公的な数字は、AI活用全般の調査です。シフト作成だけの数字ではありません。

省力化のためにAIを活用する目的として、「業務時間の節減」を挙げた事業者は84.5%です。100事業者のうち約85事業者です。対象は、AI活用に取り組んだ1,685事業者です。いくつでも選べる質問で、2025年11〜12月の調査です。［出典：中小企業庁（2026）］

現場の悩みを聞いた調査もあります。シフト管理サービスを提供するパーソルイノベーション社のブログに載っています。飲食・サービス業の正社員への調査で、課題の1位は「シフト作成の手間が大きい」で22%です。100人のうち約22人にあたります。対象は20〜50代の正社員で、2022年7月に始まったネット調査です。［出典：パーソルイノベーション「シフト希望を集めてから作成までに気をつけること」（2023）］

作る時間のほかに変わること

AIを使うと、作る手間のほかにも変わることがあります。専用システムの機能は、シフト管理サービスを提供する会社の記事が挙げているものです。

• 偏りに気づける：人ごとの土日や夜の回数を、AIに数えさせることもできます。AIは数え間違えることがあるので、数は人も確かめます。
• 急な欠勤に動きやすい：休んだ人の代わりに入れる人の候補を、条件から挙げさせることもできます。合っているかは人が確かめます。代わりを頼む連絡を、まとめて送れる専用システムもあります。
• 希望を出しやすい：スマホから希望休を出せる専用システムがあります。紙やメッセージで集めるより、置き場が1つにまとまります。

必要人数の決め方も見直せます。HataLuck社の記事では、過去の売上をもとに混む時間を予想する仕組みを説明しています。［出典：株式会社HataLuck and Person「シフト作成をAIで自動化｜基礎知識からツール選びまで徹底解説」（2026）］

ChatGPTなどの生成AIと専用システムは何が違うのか

AIでシフトを作るやり方は2つあります。どちらが上ということはなく、特徴が違います。

生成AI方式（Excelのまま試せる）

ChatGPTなどに、シフト表と条件を文章で渡します。「昼は3人、夜は2人。Aさんは火曜休み」のように頼みます。ファイルを読み込める機能があれば、今のExcelの表を渡せます。

専用システム方式（希望集めから表の配布まで1つにまとめられる）

希望集めから、できた表をスタッフに送るところまでを、1つにまとめられる製品があります。

条件に合う組み合わせを、コンピューターが計算で探す製品もあります。法令チェックの機能を持つ製品もあります。

専用システムを選ぶ観点

製品を比べるときは、名前より先に、次の5つを確かめます。

表の観点は、シフト管理サービスを提供する会社の記事をもとにしました。その記事が挙げる選び方4つに、試し方を加えてまとめました。［出典：株式会社HataLuck and Person「シフト作成をAIで自動化｜基礎知識からツール選びまで徹底解説」（2026）］

従業員10〜50名なら、どこから始めるのが現実的か

シフト管理システムを提供するオーエムネットワーク社が紹介する導入事例には、1店舗100人規模の店舗のものがあります。［出典：オーエムネットワーク株式会社「R-Shiftで『3日→1時間』――ハンズマン、1店舗100人のシフト作成を劇的短縮」（2025）］規模が違うため、その効果は10〜50名の会社にそのまま当てはまりません。

生成AIでシフト案を作る手順は、次の4つです。

最初の1か月でやること

1か月を4つに分けて進めます。

1. 1週目：必要人数、必要な資格や得意分野、休みのルールを書き出します。
2. 2週目：書いた内容をAIに渡し、先月分の案を作らせます。渡す前に、スタッフの名前をAさん・Bさんなどに置き換えます。社内の決まりや、使うサービスの設定も確認します。
3. 3週目：AIの案を、店長が実際に組んだ表と比べます。
4. 4週目：続けるか、専用システムを調べるかを決めます。

希望休を出す期限と方法も決めます。口頭やメッセージが混ざらないようにし、集まった希望を同じ表にまとめます。

社長と店長の役割分担

社長が決めることは、ルールの優先順位です。たとえば、休み希望と必要人数がぶつかったとき、どちらを優先するかです。

店長に任せることは、希望の収集、AIの案の確認、細かい微調整です。決まりごとが分かれば、店長は迷わず動けます。

店長の代わりに調整する人も決めます。スタッフができる仕事を一覧にし、その人も見られるようにします。責任者と代わりの人の休みが重ならないように組みます。

スタッフにも、始める前に伝えます。「AIが案を作り、最後は店長が決める」ことです。希望の出し方や期限が変わるなら、その点も伝えます。慣れるまで、前のやり方も使える期間を置くと安心です。

導入でつまずく典型例と対策

よくある失敗3つ

• ルールが書けない：店長の頭の中にしかない決まりが多いのが原因です。対策は、過去3か月の表を見ながら、直した理由を書き出すことです。
• AIの案をそのまま使う：AIの案は、下書きです。対策は、休みの偏りや人数不足を、人が必ず確認することです。
• 店長だけが使える状態になる：やり方が店長の頭の中にあるためです。対策は、頼み方とルールを文書にして、社長も見られるようにすることです。

書き出しチェックリスト

• ☐ 時間帯ごとの必要人数を書いた
• ☐ 必要な資格や得意分野を書いた
• ☐ 休憩や休日のルールを書いた
• ☐ 「同じ日に入れない」などの相性を書いた
• ☐ 店長が直す理由を、3つ以上書いた

ルールの書き出しや、AIへの頼み方で迷うときは、相談もできます。カクヤクAIXが、自社に合わせて整理を手伝います。

費用と補助金はどう考える？

中小企業への調査では、AI導入の壁として費用を挙げる声が最も多くなっています。補助金は、要件を満たせば受給できる可能性があります。

「高コスト」が最大の壁という実態

AI導入の壁になっていることを聞いた調査があります。「導入にあたっての高コスト」を挙げた割合は46.9%で、最も高い回答でした。100社のうち約47社にあたります。

調査全体の有効回答は1,668社で、この質問は複数回答です。調査は2025年11月から12月です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］

AIを実際に導入している中小企業は、5社に1社ほどです。「一部の業務で導入」と「全社的に導入」の合計が20.4%です。対象は1,647社です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］

デジタル化に取り組み始めた中小企業では、生成AIの活用方針を持つ企業が半数を超えます。「積極的に活用する方針」と「活用する領域を限定して利用する方針」の合計は58.1%です。

対象は、従業員10名以上で2025年までにデジタル化の取組を始めた中小企業の管理職以上（162社）です。ネットで答える調査で、調査時期は2026年1〜2月です。［出典：総務省（2026）］

デジタル化・AI導入補助金の対象になり得るもの

「デジタル化・AI導入補助金」は、名前が変わる前はIT導入補助金と呼ばれていました。通常の申請枠（通常枠）の対象経費は、次のとおりです。

導入研修や設定、導入後の問い合わせ対応や点検の費用も、対象になる場合があります。

生成AIを試す段階と、専用システムを入れる段階では、関係が違います。通常枠では、ソフトウェアの導入が対象です。ChatGPTなど個別のサービスが対象になるかは、公式ページで確認してください。

自社が使うソフトが当てはまるかは、販売会社や公式ページで確認してください。

補助額や補助率は、公式ページで確認してください。要件を満たせば受給できる可能性があります。

募集期間と制度の終了予定は、公式ページで最新の情報を確認してください。［出典：中小企業基盤整備機構（デジタル化・AI導入補助金事務局）「通常枠｜デジタル化・AI導入補助金2026」（2026）］

よくある質問