この記事でわかること
- AIは構成案や文章、表現の統一といった下書きを手伝えます。完成品は作れないので、人の確認が必要です
- 最初は「よく聞かれる・毎回同じ流れ・間違えても取り返せる」1業務を、1枚のチェックリストか手順書で試します
- 内容を確かめるのは、書いたベテランではなく、その業務をまだ知らない新人です。社長は業務・確認者・見直し日を決めます
マニュアル作成をAIで。最初の1枚を作る6ステップ
AIで作れるのはマニュアルの下書きまで。任せる作業と人の確認、最初の1業務で試す6ステップを社長向けに整理。新人が試して直す所も紹介します。
AIでマニュアルは作れる？ 任せられる所と人の所
AIはマニュアルの下書きを手伝えます。ただし、AIだけで完成したマニュアルは作れません。人の確認が欠かせません。
中小企業庁の白書には、省力化投資としてAIを使う目的を聞いた調査があります。AI活用に「取り組んだ」事業者に聞くと、「業務時間の節減」を挙げた割合は84.5%でした。回答した事業者は1,685、複数回答です。［出典：中小企業庁「2026年版 中小企業白書」（2026）］
マニュアル作りも、時間のかかる仕事の1つです。下書きをAIに手伝ってもらうことで、現場の手間を減らせる可能性があります。
ポイント
AIは「下書き係」です。材料を出すことと、正しいかを確かめることは、現場の人の仕事です。
AIに任せられる作業
AIが得意なのは、文章を整える作業です。たとえば次のものを任せられます。
- 構成案づくり（どんな順番で書くかの案）
- 各手順の文章づくり
- 長い説明の要約と、誤字の校正、表現の統一
- よくある質問（FAQ）への書き直し
任せるメリットは4つあります。作成と更新の時間を減らす助けになります。新人に教える手間を減らしやすくなります。特定の人しか分からない状態（属人化）を防ぐ助けになります。書き方がそろい、品質をそろえやすくなります。
汎用のAIか、AI付きの専用ツールか
使えるAIは、大きく2種類あります。1つは、文章を作る汎用の生成AIです。質問や指示を文章で入れると、文章で答えます。
もう1つは、AI付きのマニュアル作成ツールです。文書型、動画型、画面記録型があります。画面記録型には、パソコンの操作を記録して、手順と画面の画像を自動で整理するものがあります。
最初の1枚なら、まずは使い慣れた汎用のAIで試す方法があります。専用ツールは、1枚試してから考えても遅くありません。
ツールを選ぶ前に比べる5つの観点
製品名を並べる前に、何を比べればよいかを決めましょう。次の表は、選ぶときの観点です。
| 観点 | 見る内容 | 最初の1枚で重視するか |
|---|---|---|
| 用途に合うか | 文書か、動画か、画面記録か。自社の業務に合う形か | 重視する |
| テンプレートの数 | 手順書やチェックリストの型が用意されているか | あると楽。なくても自作できる |
| 画面記録・動画への対応 | パソコン操作を記録して手順にできるか | 画面操作の業務なら見る |
| 日本語とデータの管理 | 日本語で使えるか。入れた情報がどう扱われるか | 重視する |
| 料金と無料で試せるか | 月額などの料金。無料で試せる範囲 | 重視する |
最初の1本の決め方は、マニュアルは最初の1本から。5ステップの作り方でも整理しています。
なぜ中小企業ではマニュアルが作れず、古くなるのか
マニュアルが続かない理由は、書く人も、直す人も決まっていないからです。作ることより、更新が止まって古くなることのほうが問題になりやすいです。
よくあるのは、手順がベテランの頭の中にある状態です。たとえば、受注から発送までの流れを、1人の担当者だけが知っているような場合です。その人は兼務で忙しく、書く時間がありません。
書いても、仕事のやり方が変わるとそのままになります。古い手順書は、やがて使われなくなります。
背景として、AIを使う会社の割合を見てみます。2019年以降の省力化投資について聞いた調査で、AI活用に「取り組んだ」と答えた割合は、全体で約3割でした。回答数は5,645です。調査は帝国データバンクが、2025年11〜12月に行いました。［出典：中小企業庁「2026年版 中小企業白書」（2026）］
中小企業が続ける3つのコツも参考になります。
AIで最初の1枚を作る6つのステップ
作るのは現場、決めるのは社長、手伝うのはAIです。社長が決めるのは、次の3つだけです。どの業務から始めるか、誰が確かめるか、いつ見直すかです。
最初の1業務を選ぶ
次の4つに当てはまる業務から選びます。
- よく聞かれる
- 毎回ほぼ同じ流れで進む
- 間違えても取り返せる
- 新人に教える機会が多い
たとえば、備品の発注や、朝の開店準備のような業務です。安全、お金、お客様対応に直結する業務は、後回しにします。
長い手順書の前に、1枚のチェックリストや、よくある質問のまとめから始める手もあります。最初は小さく、1業務・1枚だけにしましょう。
読む人とゴールを決める
「誰が、どんな場面で読むか」を一文で決めます。例は「入社したばかりの人が、1人で発注する場面」です。
この一文は、あとでAIに渡す指示にも入れます。読む人がどれくらい慣れているかで、書き方が変わるからです。
材料を集める
AIに渡す材料を、現場の人が用意します。材料がないと、AIは一般的な内容で埋めてしまいます。自社だけの手順は、人が出すしかありません。
材料の例は、次のとおりです。
- ベテランに5〜10分話してもらった録音やメモ
- 手書きのメモ
- 既存のチェック表の写真
社内の情報をAIに入れるときのルールは、AIに入れてよい情報と、入れない情報で説明します。
型と指示文でAIに下書きを作らせる
AIに「型」を渡すと、読みやすい手順書になります。型は次の5つです。前提条件、用意するもの、手順、注意点、例外とトラブル時の対応です。
指示には、読む人の慣れ具合、手順の細かさ、例外のケースも書きます。次の例は、コピーして使えます。
指示文の例
- あなたは、社内マニュアルを書く担当です
- 次のメモをもとに、「（業務名）」の手順書を作ってください
- 読む人は、この業務を初めて行う新人です
- 型は、前提条件、用意するもの、手順、注意点、例外とトラブル時の対応の5つです
- 手順は1つずつ番号を付け、1つの手順に1つの動作だけ書いてください
- メモにないことは書かず、足りない所は「要確認」と書いてください
新人に実際にやってもらう
できあがった下書きは、書いたベテランではなく、その業務をまだ知らない新人に試してもらいます。手順どおりにやって、つまずいた所を直します。
ベテランは手順が身についているので、抜けに気づきにくいことがあります。新人が迷った所が、直す所です。
確かめる項目は、AIの下書きで確かめる7つの所にまとめました。
現場に置いて、見直す日を決める
直した1枚を現場に置き、決めた期間だけ試します。期間の長さは、会社の忙しさに合わせて決めてください。
続けるかどうかは、2つで判断します。実際に使われたか、聞かれる回数が減ったかです。
最後に、見直す日と担当者を決めます。ここを決めておくと、次の作ったあと、使われ続けるにはどうすればよいかの話につながります。
AIの下書きで確かめる所と、入れてよい情報
AIは、事実と違う内容や、ありもしない手順を、それらしく出すことがあります。現場で確かめる項目と、入れてよい情報のルールを決めておきましょう。
AIの下書きで確かめる7つの所
たとえば、自社にない機械の操作が手順に入っていることがあります。次のチェックリストで、下書きを確かめてください。
- 手順の順番は合っているか
- 抜けている手順はないか
- 自社で使っていない道具や言葉が入っていないか
- 数字や基準値は合っているか
- 例外のときの対応は書いてあるか
- 困ったとき、誰に聞くかが書いてあるか
- 新人が最後まで迷わずできたか
よくある失敗は、AIの文章がきれいなので、確かめずに配ってしまうことです。対策は、必ず新人に1回やってもらってから現場に置くことです。
AIに入れてよい情報と、入れない情報
AIに入れる情報には、社内のルールが必要です。考え方は3つです。
- お客様の個人情報や、取引先の秘密は入れない
- 社名や金額は、別の言葉や記号に置き換えて入れる
- 使うサービスの利用規約と設定を、自社で確かめる
注意
お客様の個人情報や取引先の秘密は、入れないことを社内で決めてください。入力した内容が学習に使われない設定があるかどうかは、サービスによって違います。使う前に、そのサービスの案内で確かめてください。
どの業務から始めるか、何を確かめるかを一緒に整理したいときは、カクヤクAIXにご相談いただけます。
製造業で手順書から始める例は、製造業のAI活用は手順書から。最初の1か月の進め方で紹介しています。
作ったあと、使われ続けるにはどうすればよいか
マニュアルは、更新が止まると使われなくなります。変わった所だけをAIに伝えて改訂版を作らせ、更新する人と見直しの日を決めましょう。
変更の伝え方は簡単です。たとえば発注先が変わったら、「発注先がA社からB社に変わりました。この点だけ直してください」と、元の手順書と一緒にAIに渡します。
使われなくなる理由と対策は、次のとおりです。
| 使われなくなる理由 | 対策 |
|---|---|
| 更新されない | 変わった所だけをAIに伝えて、改訂版を作らせる |
| 納品が目的になる | 「使われたか」「聞かれる回数が減ったか」で評価する |
| 運用を決めていない | 更新する人と、見直しの日を最初に決める |
| 特定の人しか直せない | AIで直せる形にし、2人以上が直せるようにする |
社長が決めるのは、「どの業務から」「誰が確かめるか」「いつ見直すか」の3つです。
よくある質問
Q1：マニュアルがほとんどない会社でも、AIで作れますか。何を用意すれば1本できますか
作れます。材料を集めれば、AIが下書きを作ります。
用意するのは、1つの業務について話したメモと、既存のチェック表です。くわしくは、ステップ3：材料を集めるをご覧ください。
Q2：AIが書いた手順が間違っていたらどうしますか
新人に実際にやってもらい、確かめて直します。書いたベテランが読むだけでは、抜けに気づきにくいことがあります。
確かめる項目は、AIの下書きで確かめる7つの所のとおりです。
Q3：社内の手順やお客様の情報をAIに入れても大丈夫ですか。費用をかけずに試せる業務は
お客様の個人情報や取引先の秘密は、入れないでください。社内の手順も、社名や金額を置き換えてから入れます。
試すのは、よく聞かれる1業務、1枚からで十分です。使うサービスの料金や無料の範囲は変わるので、各サービスの案内で確かめてください。
マニュアル作りの進め方に迷ったときは、カクヤクAIXにお問い合わせください。