感謝状 例文｜AI下書きの頼み方は入れ替え5か所

感謝状の文面、毎回ゼロから考えていませんか

永年勤続の従業員や長年の取引先に贈る感謝状は、書く中身がほぼ決まっています。その下書きはAIに任せられます。

感謝状の本文は、題・宛名（殿）・何に感謝するか・「ここに感謝の意を表します」・日付・贈る人の順に並べ、基本の形、縦書き・句読点・忌み言葉、用紙とテンプレートを押さえます。

贈るたびに、文面を一から考えて手間取っていませんか。この章では、上位の記事が挙げる「感謝状の形」を短く整理します。

上位には、感謝状の文面をAIに頼む記事は見当たりませんでした。AIの記事は、お礼状や御礼メールまででした。

感謝状の本文の基本の形

印刷用テンプレートを載せるベストカレンダーは、本文の定型を紹介しています。何をしてくれたかを書き、「ここに感謝の意を表します」で結ぶ形です。［出典：ベストカレンダー（株式会社SATY）「賞状・表彰状・感謝状のテンプレート（無料で印刷）｜たて書き・よこ書き」（2026）］

宛名は、名前の後に「殿」を付けます。日付は、表彰や式のあった日を書くのがふつうです。退任する人への感謝状は、退任日にあたる日を入れる例が出ています。贈る人は、いちばん端に書きます。［出典：ベストカレンダー（株式会社SATY）「賞状・表彰状・感謝状のテンプレート（無料で印刷）｜たて書き・よこ書き」（2026）］

マネーフォワード クラウドは、表彰状の送付状の記事で、受賞理由や功績を簡潔に伝えるよう勧めています。感謝状そのものの記事ではありません。［出典：株式会社マネーフォワード「表彰状の送付状の例文や無料テンプレート、書き方を解説」（2026）］

何に感謝するかは、定型より具体的に書くほうが伝わります。お礼状を扱うAtlas Cloudも、具体的な詳細を入れるよう書いています。［出典：Atlas Cloud Editorial Team「AIお礼状ジェネレーター：今日すぐ送れる4つの例文」（2026）］

縦書き・句読点・忌み言葉の注意

マイナビは、社交文書の書き方の記事で、感謝状やお礼状などを儀礼的な文書に挙げています。そのうえで、縦書きにするのが基本で、頭語に句読点を入れないとしています。［出典：株式会社マイナビ「社交文書とは? 主な種類や書き方のルール、具体的な例文を紹介」（2022）］

ベストカレンダーの感謝状の定型文にも、句読点はありません。マネーフォワードは、送付状では忌み言葉を避けるよう書いています。体裁の決まりは、会社の慣例があればそれに合わせてください。［出典：ベストカレンダー（株式会社SATY）「賞状・表彰状・感謝状のテンプレート（無料で印刷）｜たて書き・よこ書き」（2026）］［出典：株式会社マネーフォワード「表彰状の送付状の例文や無料テンプレート、書き方を解説」（2026）］

用紙とテンプレート

紙の大きさや印刷用のテンプレートは、ベストカレンダーのページが扱っています。この記事は、テンプレートの紹介はしません。文面の下書きをAIに頼む方法に絞ります。［出典：ベストカレンダー（株式会社SATY）「賞状・表彰状・感謝状のテンプレート（無料で印刷）｜たて書き・よこ書き」（2026）］

社長向けのプロンプト：入れ替える5か所を埋めて渡す（コピー用）

下の頼み方（プロンプト）は、入れ替える所が5か所です。個人名・会社名・日付・勤続年数・功績の中身は、AIに入れず［］のまま下書きさせます。

プロンプトは役割・場面・入れる要素・書かない約束・体裁の部品でできていて、入れ替える5か所を埋め、個人名・会社名・日付などはAIに入れず［］のまま残します。

当社が書いたプロンプトです。コピーして、［］の所を自社の場合に書き換えてください。

あなたは、会社の感謝状の文面を整える総務担当です。次の条件で、感謝状の本文の下書きを書いてください。

【贈る相手との関係】［贈る相手との関係（従業員・取引先・協力者）］
【感謝する内容】［感謝する内容（長年の勤務・功績・協力の内容）］
【文面の格式】［文面の格式（かしこまった・やわらかい）］
【長さ】［長さ（本文◯行程度）］
【贈る場面】［贈る場面（式典・退職時・周年など）］

感謝状は、題、宛名（［宛名］殿）、本文、「ここに感謝の意を表します」で結ぶ結び、日付（［日付］）、贈る人（［会社名・役職・氏名］）の順に書いてください。
本文には句読点を入れず、縦書きにしても読める文にしてください。
勤続年数・具体的な功績・日付・氏名・会社名・役職名は作らず、［勤続年数］［功績の内容］のように［］のまま残してください。こちらが伝えていない事実や、受賞歴、取引の経緯などは書き足さないでください。

数え方をそろえます。入れ替えるのは、【 】の5つの欄です。個人名・会社名・日付・勤続年数・功績の事実・役職名は入れ替え欄ではありません。AIに入れず、［］のまま残す所です。

このプロンプトの組み立て方

組み立ては、「役割・場面・入れる要素・書かない約束・体裁」の並びです。差し込む所を全角の角かっこ［］で示すと、どこを書き換えるかが一目で分かります。

AIにお礼の文を頼む記事も、条件を指定するよう書いています。第一生命経済研究所は、AIに的確に指示を与える必要があるとしています。Atlas Cloudは、宛先・トーン・要点・長さを入れるとしています。いずれも書き手の見解です。［出典：第一生命経済研究所「AIが変える御礼メールの衝撃 ～効率化と関係構築を両立するAI活用のインパクト～」（2024）］［出典：Atlas Cloud Editorial Team「AIお礼状ジェネレーター：今日すぐ送れる4つの例文」（2026）］

実際に試した結果：新しいAIに入れて出た下書き

上のプロンプトを新しいAIに入れて、2通り試しました。どちらも、年数・功績・氏名は作られず、［］のまま残りました。

新しいAIで2通り試した結果、どちらも年数・功績・氏名は作られず［］のまま残りましたが、頼んでいない褒め言葉の決まり文句が入っていました。

入れた情報と使ったAI

使ったAIは、Claudeです。前の会話を引き継がない新しい会話で、ツールや検索は使わせていません。試した日は2026年11月12日です。

1回目は、贈る相手を従業員、感謝する内容を長年の勤務、格式をかしこまった、長さを本文5行程度、場面を式典にしました。

2回目は、取引先、長年のお付き合い、やわらかい、本文3行程度、周年にしました。

宛名・会社名・役職・氏名・日付・勤続年数・功績の中身は、どちらも［］のまま渡しています。入れた設定は試すために選んだもので、事実ではありません。

出た文面（引用）

1回目の出力の全文です。AIの答えは書き換えていません。

出力を文字で読む

感謝状

［宛名］殿

あなたは［勤続年数］の永きにわたり
誠実に職務に精励され
［功績の内容］をもって
社業の発展に尽くされました
その功労に深く敬意を表し
ここに感謝の意を表します

［日付］

［会社名・役職・氏名］

この文面は試すための例で、当社が実際に贈った感謝状ではありません。

確かめたこと

次のチェックリストで、出力を入力と照らして確かめた結果です。

• 2回とも、題・宛名（［宛名］殿）・本文・結び「ここに感謝の意を表します」・日付・贈る人の順で出た
• 2回とも、出力に句読点（、。）は無かった。2回目の2行目には、「をはじめ」のあとに空白が1か所ある
• 行数は、1回目が結びの前で5行、結びを入れて6行。2回目が結びの前で3行、結びを入れて4行。指定は、1回目が「本文5行程度」、2回目が「本文3行程度」
• 勤続年数・功績・お付き合いの年数・協力の内容・宛名・日付・会社名・役職・氏名は、どれも［］のまま残った。年数・氏名・社名・金額・受賞歴・取引の経緯は、出力に入っていない

2回目の［周年の名称］は、入力に無い［］を、AIが足したものです。贈る場面の「周年」から出た文で、周年の数や名称は作られていません。人が埋めてください。

1回目の「誠実に職務に精励され」「社業の発展に尽くされました」と、2回目の「あたたかいお力添えをいただきました」は、頼んでいない褒め言葉の決まり文句です。事実として渡した材料ではありません。相手に合うかを見て、人が直します。

2回目は、宛名が「［宛名］殿」のままで、本文は「貴社には」で始まります。取引先を会社として書いた形です。

メールなどの社内の文章仕事にAIを使い始めたい方は、カクヤクAIXの相談をご利用ください。

うまく使うコツと、渡す前に人が確かめること

コツは、格式と長さを言い換えること、感謝する内容を先に具体的に渡すこと、AIの文に自分の一文を足すことの3つです。最後は必ず人が確かめて渡します。

AIに入れない情報を決めて下書きを出し、格式と長さを調整したうえで、清書の前に5点を人が確かめ、事実と合わせて清書してから贈ります。

格式と長さの調整のコツ

1つ目は、格式と長さを言い換えることです。式典では「かしこまった」で本文5行程度、周年では「やわらかい」で本文3行程度、のように欄を替えて頼みます。試した結果では、2回目の本文は「貴社には」で始まる形で出ました。

2つ目は、感謝する内容を、人が先に具体的に渡すことです。何をしてくれたかを具体的に書くと、AIの文が定型だけになりにくくなります。Atlas Cloudも、具体的な詳細を入れるよう書いています。ただし、個人名や評価の中身は入れず、清書の前に人が埋めます。［出典：Atlas Cloud Editorial Team「AIお礼状ジェネレーター：今日すぐ送れる4つの例文」（2026）］

3つ目は、AIの文を読んで、自分にしか書けない一文を足すことです。Atlas Cloudは、送る前に定型的な言い回しを削り、自分にしか書けない一文を加えるよう書いています。［出典：Atlas Cloud Editorial Team「AIお礼状ジェネレーター：今日すぐ送れる4つの例文」（2026）］

清書の前に人が確かめる5点

感謝状は、式典で読み上げられたり、手渡されたりします。間違いが残ると目立ちます。AIが年数や功績、日付を補っていたら、消して事実と合わせます。次のチェックリストで、清書の前に5点を確かめてください。

• 宛名と敬称（殿）は合っているか
• 日付は、式や退任の日と合っているか
• 会社名・役職名は合っているか
• 功績や年数は、事実と合っているか
• 誤字や、頼んでいない褒め言葉が残っていないか

第一生命経済研究所は、AIの活用では、プライバシーや個人情報の保護など、現時点での課題は少なくないとしています。Atlas Cloudは、私的な詳細を入れる必要があるときは、ツールを使わないよう書いています。［出典：第一生命経済研究所「AIが変える御礼メールの衝撃 ～効率化と関係構築を両立するAI活用のインパクト～」（2024）］［出典：Atlas Cloud Editorial Team「AIお礼状ジェネレーター：今日すぐ送れる4つの例文」（2026）］

言い換えの例：退職時・周年・取引先への感謝状にも使える

場面や相手に合わせて、替える欄は変わります。ここでは、退職時と取引先への周年に替える頼み方を載せます。

退職時・取引先への周年・協力者では、本文のプロンプトの替える欄が違います（退職時の言い換えは、まだ新しいAIで試していません）。

場面ごとに替える欄を、表にまとめました。

退職時の感謝状に替える

退職する従業員に贈る場面です。退職の場合も、日付はAIに作らせず、人が［日付］に入れます。

本文のプロンプトを、次のように替えて使います。

【贈る場面】退職時（長年勤めた従業員が退職するとき）

日付は作らず、［日付］のまま残してください。

この言い換えは、まだ新しいAIで試していません。使うときは、出た文面を人が確かめてください。

取引先への周年の感謝に替える

取引先に、周年の感謝を伝える場面です。格式をやわらかくし、長さを短めにします。5つの欄は、今回の2回目で試した設定と同じです（試したときは、最後の行を取引先向けに書き換えて入れました）。

本文のプロンプトを、次のように替えて使います。

【贈る相手との関係】取引先
【感謝する内容】長年のお付き合い
【文面の格式】やわらかい
【長さ】本文3行程度
【贈る場面】周年

お付き合いの年数・具体的な協力の内容は作らず、［お付き合いの年数］［協力の内容］のまま残してください。

2回目では、入力に無い［周年の名称］が出ました。使うときは、人が埋めてください。

よくある質問