この記事でわかること
- 会社名・休業期間・再開日・年内の締切・問い合わせの扱い・緊急連絡先を渡すと、AIが取引先メール・ホームページ・店頭掲示の下書きと件名案を出します
- 日付・曜日・連絡先はAIに作らせず［ ］のまま残させ、最後に人が必ず確かめます
- コピーして入れ替えるのは7か所です。会社の機密・個人情報・取引先の実名はAIに入れません
年末年始 休業 お知らせ｜AI下書きの頼み方は入れ替え7か所
年末年始の休業のお知らせは、AIに下書きを頼めます。入れ替えは7か所。日付と連絡先は人が埋める頼み方と、Claudeで試した結果を紹介します。
年末年始の休業のお知らせは、AIに頼めるのか？
頼めます。ただし日付と連絡先はAIに作らせず、人が埋めます。 下書きの形づくりをAIに任せ、確かめる作業は人が受け持つ分け方です。
毎年、去年の文面を直して出している社長もいるでしょう。期間や再開日の書き直しを間違えると、取引先を困らせます。
日付と連絡先の5項目は人が埋め、件名案と感謝・お詫びの一文はAIが案を出します。
検索の上位にある例文記事は、入れる項目を次のように示しています。休業期間は曜日つきで書き、営業再開日は休業期間とは別の行にします。休業中の問い合わせの扱いと緊急連絡先、年内の締切も入れます。件名は用件と社名が分かる形にします。［出典：CURYTHM LAB キュリズムラボ「年末年始休業のお知らせ例文｜取引先メール・掲示用【2026-2027】」（2026）］［出典：マイナビニュース「年末挨拶メールの例文を社内の上司や取引先別に紹介! 返信、書き方の注意点も」（2023）］［出典：BOXIL Magazine（スマートキャンプ株式会社）「年末挨拶メール作成方法 | 書き方・冬季休業案内例文テンプレート【社外・取引先向け】」（2026）］
実際に出されたお知らせの例もあります。労働新聞社は、休業中もFAXやメールの問い合わせを受け付け、返答は休業明けに順次行うと書いています。これは同社の2024年の例で、ほかの会社の傾向ではありません。［出典：労働新聞社「年末年始休業のお知らせ」（2024）］
ただし上位の記事は、人が埋める例文が中心です。AIに頼む文として示した記事は、今回の調べでは見当たりませんでした。そこで当社で頼み方を書き、実際に試しました。
頼み方の型は、お知らせ文やプロンプトの作り方を紹介する記事が示しています。役割を指定し、入れる項目を並べ、出力の指示を添えます。思った通りにならなければ、会話を重ねて直します。［出典：株式会社インプレス（ネットショップ担当者フォーラム）「【EC向けChatGPT活用】手間をかけずに高品質な「プレスリリース」「お知らせ欄への投稿」を生成AIに作ってもらう方法は？」（2024）］［出典：創業手帳株式会社「生成AIのプロンプトとは？作成するコツやステップ・例文・テンプレートを紹介！」（2026）］
| 項目 | 入れる内容 | AIに任せるか、人が埋めるか |
|---|---|---|
| 休業期間 | 初日と最終日を曜日つきで | 人が埋める |
| 営業再開日 | 休業期間とは別の行で | 人が埋める |
| 年内の締切 | 受注・発送・請求書の受付の期限 | 人が埋める |
| 休業中の問い合わせ | 受け付けるか、いつ返信するか | 人が埋める |
| 緊急連絡先 | 代わりの窓口や電話 | 人が埋める |
| 件名・お詫びと感謝の一文 | 用件と社名が分かる件名、感謝とお詫び | AIが案を出す |
ポイント
年末のお礼やごあいさつの文面は、目的が違います。そちらは「年末 挨拶 メール」の記事で扱っています。お知らせ文やメール全般の頼み方は「ChatGPT プロンプト 例」の記事をご覧ください。
そのまま使える頼み方
下のコードブロックをコピーし、［ ］の7か所を入れ替えて、お使いのAIに貼ります。 試したのはClaudeです。ChatGPTやGeminiなどにも貼れますが、この記事では試していないため、答えの出方は変わることがあります。
入れ替える7か所のうち2つは【前提】に、5つは【休業の情報】に入ります。
入れてよいのは、すでに公表している会社情報と、自社で決めた休業の予定だけです。会社の機密、個人情報、取引先の実名は入れません。 日付・曜日・連絡先は、出す直前に正しい値を自分で入れます。
入れ替える所
- ［会社名と事業の説明］：会社名と、何をしている会社かを1〜2文で
- ［休業期間（曜日つき）］：休業の初日と最終日を、曜日つきで
- ［営業再開日・時刻］：年始に営業を再開する日と時刻。休業期間とは分けて
- ［年内の受付締切］：受注・発送・請求書の受付を、いつまでにするか（なければ「なし」）
- ［休業中の問い合わせの扱い］：受け付けるか、いつから返信するか
- ［緊急時の連絡先］：代わりの窓口や電話など（なければ「なし」）
- ［伝える相手と媒体］：例「取引先へのメール、ホームページ、店頭の掲示」
あなたは中小企業の総務・広報を手伝うアシスタントです。年末年始の休業のお知らせの下書きを作ってください。
【前提】
・会社：［会社名と事業の説明］
・伝える相手と媒体：［伝える相手と媒体］
【休業の情報（この内容だけで作ってください）】
・休業期間：［休業期間（曜日つき）］
・営業再開日・時刻：［営業再開日・時刻］
・年内の受付締切：［年内の受付締切］
・休業中の問い合わせの扱い：［休業中の問い合わせの扱い］
・緊急時の連絡先：［緊急時の連絡先］
【作り方】
1. 上の「伝える相手と媒体」ごとに、別々の文面を作ってください。メールは件名つきで丁寧に、ホームページは簡潔に、店頭の掲示は必要な情報だけを短くしてください。
2. 休業期間と営業再開日は、別の行に分けて書いてください。
3. 年内の受付締切、休業中の問い合わせの扱い、緊急時の連絡先も、それぞれ別の項目として入れてください。
4. 冒頭に、日ごろの感謝とご迷惑をおかけするお詫びを一文ずつ添えてください。
5. 日付・曜日・時刻・電話番号・メールアドレスは、上の情報に書いてある通りに写してください。書いていないものを想像で補わず、［ ］のまま残してください。
6. メールの件名案を3つ出してください（用件と会社名が分かるように）。
7. 最後に、送る前に人が確かめるべき項目を挙げてください。
会社の機密や、個人名・取引先の実名は、この依頼に含まれていません。書かれていないことは補わないでください。プロンプトに年（西暦）は入れていません。年が変わっても、そのまま使えます。
実際に試した結果
日付と連絡先を［ ］のまま渡したところ、AIは3つの媒体とも日付や連絡先を作らず、［ ］を残しました。 下の文面は試すための例で、当社が実際に出すお知らせではありません。
試したときの条件
- 使ったAI：Claude（Sonnet 5.5）。前の会話を引き継がない新しい会話で、ツールや検索は使わせていない
- 試した日：2026年11月8日
- 入れた情報：会社名と事業の説明は「株式会社ウツセバ。中小企業向けのAI活用支援「カクヤクAIX」と、中小企業の社長向けAI活用メディア「AI活用名鑑」を運営している」と入れた（当社の公式ページ https://utsuseba.jp/media/about/ の内容をもとにした）。伝える相手と媒体は「取引先へのメール、ホームページ、店頭の掲示」
- 入れなかった情報：休業期間・営業再開日・年内の受付締切・休業中の問い合わせの扱い・緊急時の連絡先は、［ ］のまま入れた
AIの下書き（抜粋）
長いため、件名案とメールの一部を抜粋します。答えは書き換えていません。
出力を文字で読む
■ メール件名案（3つ）
1. 【株式会社ウツセバ】年末年始の休業のお知らせ
2. 【株式会社ウツセバ】年末年始休業と年内受付締切のご案内
3. 【お知らせ】株式会社ウツセバ 年末年始の休業期間について（中略）
件名：【株式会社ウツセバ】年末年始の休業のお知らせ
関係各位
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。株式会社ウツセバでございます。
このたびの休業により、ご不便・ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。下記のとおり、年末年始の休業をいただきます。
【休業期間】
［休業期間（曜日つき）］【営業再開日・時刻】
［営業再開日・時刻］【年内の受付締切】
［年内の受付締切］【休業中のお問い合わせの扱い】
［休業中の問い合わせの扱い］【緊急時の連絡先】
［緊急時の連絡先］何卒ご理解くださいますよう、お願い申し上げます。
株式会社ウツセバ
人が埋める所
上の抜粋で［ ］が残っている5か所が、人が埋める所です。休業期間・営業再開日・年内の受付締切・問い合わせの扱い・緊急時の連絡先が当たります。ホームページ用と店頭掲示用でも、同じ5項目が［ ］のまま残りました。
試した結果を、入力と照らして確かめました。
| 確かめた点 | 結果 |
|---|---|
| 日付・曜日・時刻・電話番号・メールアドレス | 入力に無いものは、出力に1つも作られていない |
| ［ ］の5項目 | メール・ホームページ・店頭の掲示のすべてで［ ］のまま残った |
| 3つの媒体の文面 | 別々に出た。メールは件名つきで丁寧、ホームページは箇条書き、掲示は短い見出しだけ |
| 感謝とお詫び | 各媒体の冒頭に入った |
| 休業期間と営業再開日 | 別の行に分かれた |
| 件名案 | 3つ出た。会社名と用件が入っている |
| 送る前の確認項目 | 10項目が出た |
この結果は、頼み方がうまくいった一例です。AIの文面が「正解のお知らせ文」という意味ではありません。見せたいのは、頼み方と答えの直し方です。
うまく使うコツと注意
コツは3つです。人が埋める所を決め、答えを会話で整え、送る前に確かめます。 流れを4段で見ると、どこで何をするかが分かります。
予定を決め、AIに3媒体の下書きを頼み、人が埋めて確かめてから送ります。3つのコツは、その途中に入ります。
日付と連絡先は人が埋める
日付・曜日・連絡先は、AIに作らせず［ ］のまま残させます。休業期間と再開日は別の行にします。一行にまとめると、再開日が読み取りにくくなるからです。［出典：CURYTHM LAB キュリズムラボ「年末年始休業のお知らせ例文｜取引先メール・掲示用【2026-2027】」（2026）］
差出人の情報も、AIには入れず人が足します。会社名・住所・代表者名・電話番号・メールアドレスを、文末に書きます。［出典：BOXIL Magazine（スマートキャンプ株式会社）「年末挨拶メール作成方法 | 書き方・冬季休業案内例文テンプレート【社外・取引先向け】」（2026）］
答えを調整する頼み方
答えが思った通りでなければ、会話を重ねて直します。「常連のお客様向けにやわらかく」「ホームページ用を3行に」と頼みます。「件名案をもう3つ」も使えます。［出典：株式会社インプレス（ネットショップ担当者フォーラム）「【EC向けChatGPT活用】手間をかけずに高品質な「プレスリリース」「お知らせ欄への投稿」を生成AIに作ってもらう方法は？」（2024）］
休業中の自動応答メールの文面も、同じ情報から一緒に作らせます。設定の時期は、最終営業日の終業時が目安です。キュリズムラボの目安で、調査ではありません。［出典：CURYTHM LAB キュリズムラボ「年末年始休業のお知らせ例文｜取引先メール・掲示用【2026-2027】」（2026）］
送る前に確かめること
送る時期の目安も、キュリズムラボが示しています。12月29日に休業する場合、主要取引先は休業の2週間前までに知らせます。一般の取引先は、遅くとも1週間前までです。ホームページやECサイトの掲示は12月上旬からです。これは発行者の目安で、調査ではありません。［出典：CURYTHM LAB キュリズムラボ「年末年始休業のお知らせ例文｜取引先メール・掲示用【2026-2027】」（2026）］
一斉に送るときは、宛先をCCに並べません。BCCか個別送信にします。［出典：CURYTHM LAB キュリズムラボ「年末年始休業のお知らせ例文｜取引先メール・掲示用【2026-2027】」（2026）］［出典：マイナビニュース「年末挨拶メールの例文を社内の上司や取引先別に紹介! 返信、書き方の注意点も」（2023）］
次のチェックリストで、送る前に確かめてください。
- 休業期間が曜日つきで書いてあるか
- 営業再開日が、別の行に書いてあるか
- 年内の締切が入っているか
- 緊急連絡先が正しいか
- 差出人の情報を人が足したか
- 宛先がBCCか個別送信になっているか
- 誤字がないか
注意
AIの答えは、最後に必ず人が確かめます。休業日・営業再開日・連絡先の間違いは、取引先の迷惑になります。貼る前に、社内の予定表と照らしてください。
言い換えの例
場面に合わせて、頼み方を少し変えるだけで使い回せます。 下の3つは、上の下書きを貼ったあとに続けて頼む文です。
貼った下書きに続けて、丁寧さの調整・自動応答メール・英文の3つを頼めます。
丁寧さを変える
取引先向けと常連のお客様向けでは、言葉づかいが変わります。
上の下書きを、［取引先向けの丁寧な文面／常連のお客様向けのやわらかい文面］に書き直してください。日付と連絡先は変えず、［ ］のまま残してください。休業中の自動応答メールにする
同じ情報から、自動応答メールも作れます。日付は人が入れます。
同じ情報から、休業中の自動応答メールの文面を作ってください。休業期間は［休業期間］、営業再開日は［営業再開日］のまま残してください。英文にする
海外の取引先には、日本の年末年始の休業を知らない相手もいます。年と曜日まで書くと確実です。日付の英訳は、人が確かめます。［出典：CURYTHM LAB キュリズムラボ「年末年始休業のお知らせ例文｜取引先メール・掲示用【2026-2027】」（2026）］
上の取引先向けメールを、海外の取引先向けに英文にしてください。日付は年と曜日まで書く形にし、日付は［ ］のまま残してください。よくある質問
AIに頼むと、日付や連絡先を間違えて書きませんか？
作らせない頼み方にします。書いていない日付や連絡先は［ ］のまま残させ、人が埋めて、社内の予定表と照らします。日程や連絡先は、念入りに確認するよう示されています。詳しくはうまく使うコツと注意をご覧ください。［出典：株式会社マネーフォワード「臨時休業のお知らせの書き方｜無料テンプレ・例文も紹介」（2026）］
取引先メール・ホームページ・店頭の張り紙を、一度に作れますか？
媒体を指定して頼めば、別々の文面が出ます。メールは詳しく、ホームページは簡潔に、張り紙は必要な情報だけにします。この記事の頼み方で試した結果は実際に試した結果です。［出典：株式会社マネーフォワード「臨時休業のお知らせの書き方｜無料テンプレ・例文も紹介」（2026）］
休業中の問い合わせや急ぎの連絡は、どう書けばよいですか？
受付の可否と返信の時期、緊急連絡先を、別の項目で書きます。労働新聞社のお知らせは、休業中の問い合わせの返答を休業明けに順次行うと書いています。［出典：労働新聞社「年末年始休業のお知らせ」（2024）］［出典：CURYTHM LAB キュリズムラボ「年末年始休業のお知らせ例文｜取引先メール・掲示用【2026-2027】」（2026）］
年末のあいさつメールと、休業のお知らせは分けるべきですか？
目的が違うため、文面づくりは分けて考えられます。あいさつの文面は「年末 挨拶 メール」の記事をご覧ください。マイナビニュースの記事には、件名を「年末のご挨拶と年末年始休業のお知らせ」として一通にまとめる例もあります。使い分けの説明はなかったので、どちらがよいとは言い切れません。［出典：マイナビニュース「一年の締めくくりの言葉を使った挨拶｜メール/手紙/スピーチの例文や注意点」（2023）］
会社の情報をAIに入れても大丈夫ですか？
入れてよいのは、公表済みの会社情報と、自社で決めた休業の予定だけです。機密・個人情報・取引先の実名は入れません。 入力の扱いは、お使いのAIの規約と社内のルールで確認してください。