日程調整メールをAIに頼む｜入れ替え8か所と試した結果

日程調整のメール、毎回ゼロから考えていませんか

取引先との打ち合わせの日程メールは、入れる内容がほぼ決まっています。その下書きはAIに任せられます。

日程調整メールの項目は、件名・目的・所要時間・場所・候補日・返信期限の順に並べると整理でき、候補日の数は書き手の目安として記事ごとに違います（数字の出典：Jicoo, Inc.（2026）、株式会社マネーフォワード（2026））。

打ち合わせのたびに、文面を一から考えていませんか。この章では、上位の記事が共通して挙げる中身を、短く整理します。

日程調整メールに入れる基本の項目

日程調整ツールを提供するJicooは、必須の項目を4つ挙げています。具体的な件名、複数の候補日、所要時間と場所、返信期限です。［出典：Jicoo, Inc.「【2026年版】日程調整メールの書き方・返信マナー完全ガイド｜社外・社内・面接シーン別例文集」（2026）］

会計クラウドを提供するマネーフォワードは、何のための打ち合わせか、どれくらいの時間か、どこで行うかを書くよう勧めています。Web会議なら、使うツールも書きます。返信の期限を設けるときは、理由を一言添えるよう勧めています。［出典：株式会社マネーフォワード「社内の日程調整メールの書き方｜基本マナーからシーン別の例文、効率化ツールまで解説」（2026）］

候補日の出し方の目安

候補日の数の目安は、記事によって違います。Jicooは3つ前後、マネーフォワードは社内向けの記事で3〜5つ程度としています。転職の面接の場面を扱うKOTORA JOURNALは、3つ以上としています。［出典：Jicoo, Inc.「【2026年版】日程調整メールの書き方・返信マナー完全ガイド｜社外・社内・面接シーン別例文集」（2026）］［出典：株式会社マネーフォワード「社内の日程調整メールの書き方｜基本マナーからシーン別の例文、効率化ツールまで解説」（2026）］［出典：Kotora Co., Ltd.「これで完璧！面接日程調整メールのポイントと例文まとめ」（2025）］

どれも書き手が示した目安で、調査の結果ではありません。Jicooは、相手の忙しさや緊急度で数を増やしたり減らしたりするとしています。

転職の面接の日程調整を扱うリクルートエージェントの記事は、候補日を曜日も含めて書くよう勧めています。［出典：リクルートエージェント「面接の日程調整メールの書き方・返信のポイント【メール例文あり】」（2026）］

Jicooは、時間帯を「14:00〜17:00の間で1時間」のように、幅を持たせる書き方を紹介しています。［出典：Jicoo, Inc.「【2026年版】日程調整メールの書き方・返信マナー完全ガイド｜社外・社内・面接シーン別例文集」（2026）］

予約リンクだけ送らない

日程調整ツールの予約リンクは便利です。ただ、URLだけを送ると、相手に軽視された印象を与える恐れがあると、Jicooは書いています。マネーフォワードも、目上の方やITに不慣れな方には、冷たい印象になる可能性があるとしています。［出典：Jicoo, Inc.「生成AIで日程調整を自動化！スケジューリングアシスタント活用術と導入ガイド」（2026）］［出典：株式会社マネーフォワード「社内の日程調整メールの書き方｜基本マナーからシーン別の例文、効率化ツールまで解説」（2026）］

社長向けのプロンプト：入れ替える8か所を埋めて渡す（コピー用）

下の頼み方（プロンプト）は、入れ替える所が8か所です。取引先名・個人名・連絡先・具体的な日付は、AIに入れず［］のまま下書きさせます。

プロンプトは役割・場面・入れる要素・書かない約束・トーンの部品でできていて、入れ替える8か所を埋め、取引先名などはAIに入れず［］のまま残します。

当社が書いたプロンプトです。コピーして、［］の所を自社の場合に書き換えてください。

あなたは、取引先への連絡文を書く中小企業の総務担当です。次の条件で、取引先との打ち合わせの日程調整メールを、こちらから送る形で下書きしてください。

【場面】［場面（初回の依頼・候補日の再提示・変更のお願いのどれか）］
【打ち合わせの目的】［打ち合わせの目的］
【候補日の数と時間帯】［候補日の数と時間帯］
【所要時間】［所要時間］
【場所またはオンライン】［場所またはオンライン］
【返信の期限】［返信の期限］
【相手との関係】［長いお付き合い・初めて］
【文面の丁寧さ】［丁寧・ていねいで短め、など］

入れる内容は、件名、目的、候補日、所要時間、場所、返信期限の6つです。件名は、用件が一目で分かるものにしてください。
候補日の具体的な日付・曜日・時間は作らず、［候補日1］［候補日2］のように［］のまま残してください。
氏名・会社名・メールアドレス・電話番号・会議のURLも作らず、［］のまま残してください。こちらが伝えていない先方の予定や、これまでのやり取りの経緯などは、書き足さないでください。

数え方をそろえます。入れ替えるのは、【 】の8つの欄です。取引先名・個人名・メールアドレス・電話番号・具体的な日付は入れ替え欄ではありません。AIに入れず、［］のまま残す所です。

このプロンプトの組み立て方

組み立ては、「役割・場面・入れる要素・書かない約束・トーン」の並びです。差し込む所を全角の角かっこ［］で示すと、どこを書き換えるかが一目で分かります。

AIにメールを頼む記事も、条件を並べる型を示しています。WEELの記事は、目的・状況・相手・トーン・構成要素を伝えるよう勧めています。AI総合研究所の記事は、議題と所要時間を入れて、日程調整メールを作らせる流れを紹介しています。［出典：株式会社WEEL「【コピペ可】ChatGPTでビジネスメールを作成する方法！プロンプト例やコツもご紹介」（2025）］［出典：LinkX Japan Inc. AI総合研究所「ChatGPTでスケジュール作成！表作成や調整に使えるプロンプトを解説」（2025）］

実際に試した結果：新しいAIに入れて出た下書き

上のプロンプトを新しいAIに入れて、2通り試しました。どちらも、具体的な日付・曜日・時間や氏名は作られず、［］のまま残りました。

新しいAIで2通り試した結果、どちらも具体的な日付・曜日・時間や氏名は作られず［］のまま残りましたが、頼んでいない一文が2回とも足されていました。

入れた情報と使ったAI

使ったAIは、Claudeです。前の会話を引き継がない新しい会話で、ツールや検索は使わせていません。試した日は2026年11月11日です。

1回目は、場面を初回の依頼、相手との関係を長いお付き合い、丁寧さを丁寧にしました。候補日は、3つで午後の時間帯、場所はオンラインです。

2回目は、場面を候補日の再提示、相手との関係を初めて、丁寧さを「ていねいで、短め」にしました。候補日は、2つで午前の時間帯です。

打ち合わせの目的・所要時間・返信の期限は、どちらも［］のまま渡しています。これらは試すために選んだ設定で、事実ではありません。

出た文面（引用）

1回目の出力の一部です。AIの答えは書き換えていません。長い所は「（中略）」で省きました。

出力を文字で読む

件名：【日程ご相談】［打ち合わせの目的］に関するオンライン打ち合わせのお願い

［先方会社名］
［先方氏名］様

平素より大変お世話になっております。
［自社名］総務担当の［氏名］でございます。

（中略）

■ 候補日（いずれも午後）
・［候補日1］
・［候補日2］
・［候補日3］

（中略）

■ ご返信の期限
［返信の期限］までにご返信いただけますと幸いです。

上記の候補日でご都合が合わない場合は、恐れ入りますが、ご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

このメールは試すための例で、実際に送った連絡ではありません。

確かめたこと

次のチェックリストで、出力を入力と照らして確かめた結果です。

• 1回目は、指定した6つ（件名、目的、候補日、所要時間、場所、返信期限）が、すべて入った。候補日は3つで、「いずれも午後」と書かれた
• 2回目は、指定した5つ（お詫び、代わりの候補日、所要時間、場所、返信期限）が、すべて入った。候補日は2つで、「いずれも午前」と書かれた。件名も付いた
• 2回とも、具体的な日付・曜日・時間、氏名、会社名、メールアドレス、電話番号は作られず、［］のまま残った
• 会議のURLは、1回目で［会議のURL］のまま残った。2回目の出力には、会議URLの項目がなかった
• 合わなかった理由や、先方の予定、これまでの経緯は、書き足されなかった

ただし、頼んでいない一文が、2回とも足されていました。1回目は、引用の最後にある「上記の候補日でご都合が合わない場合は〜」の一文です。2回目は、「いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。」です。どちらも先方の予定や経緯を作った文ではありません。使うかどうかは、送る人が決めてください。

2回目には、ちぐはぐな所もありました。冒頭が「初めてご連絡いたします。」で、すぐ後に「候補日をお示しいただきありがとうございました。」と続きます。相手との関係「初めて」と、場面「候補日の再提示」を、どちらもそのまま文面にした形です。使う前に、人が読んで直してください。

1回目と2回目で、文面の長さがどれだけ違ったかは、確かめていません。文字数を数えていないためです。

メールなどの社内の文章仕事にAIを使い始めたい方は、カクヤクAIXの相談をご利用ください。

うまく使うコツと、送る前に人が確かめること

コツは、関係と丁寧さを言い換えること、候補日は人が決めること、返信期限に理由を添えることの3つです。最後は必ず人が確かめて送ります。

AIに入れない情報を決めて下書きを出し、丁寧さを調整したうえで、送る前に5点を人が確かめ、予定表と合わせてから送ります。

丁寧さと長さの調整のコツ

1つ目は、相手との関係と丁寧さを言い換えることです。長いお付き合いの相手には「丁寧」、初めての相手には「ていねいで、短め」のように、欄を替えて頼みます。試した結果では、2回目に「短め」と頼みました。

2つ目は、候補日は人が先に決めることです。AIには、数と時間帯だけを渡します。日付そのものはAIに作らせず、人が［］に埋めます。

3つ目は、返信の期限に理由を添えることです。マネーフォワードは、期限を設けるなら理由を一言添えるよう勧めています。期限の欄に、理由も書いて渡します。［出典：株式会社マネーフォワード「社内の日程調整メールの書き方｜基本マナーからシーン別の例文、効率化ツールまで解説」（2026）］

送る前に人が確かめる5点

AIは、日付・曜日・時間・場所を、補う可能性があります。今回の2回の試行では、作られませんでした。補われた所を見つけたら消し、予定表と合わせて直します。次のチェックリストで、送る前に5点を確かめてください。

• 宛名と会社名は合っているか
• 日付と曜日は、予定表と合っているか
• 時間は、予定表と合っているか
• 場所や会議のURLは正しいか
• 頼んでいない一文や、つながりの悪い所が残っていないか

WEELは、個人情報や会社の機密情報をAIに書き込まないよう書いています。AI総合研究所は、具体的な個人名や社名を入力するときの注意を挙げています。［出典：株式会社WEEL「【コピペ可】ChatGPTでビジネスメールを作成する方法！プロンプト例やコツもご紹介」（2025）］［出典：LinkX Japan Inc. AI総合研究所「ChatGPTでスケジュール作成！表作成や調整に使えるプロンプトを解説」（2025）］

AI総合研究所は「AI任せの完全自動化は避けるべき」としています。Jicooは、AIはアシスタントで、最終的な責任は人が持つとしています。［出典：LinkX Japan Inc. AI総合研究所「ChatGPTでスケジュール作成！表作成や調整に使えるプロンプトを解説」（2025）］［出典：Jicoo, Inc.「生成AIで日程調整を自動化！スケジューリングアシスタント活用術と導入ガイド」（2026）］

言い換えの例：候補日の再提示・変更のお願いに替える

場面の欄と入れる内容を替えると、候補日の再提示や変更のお願いにも頼み方を載せます。

候補日の再提示と変更のお願いでは、本文のプロンプトの【場面】と入れる内容の欄を替えます（変更のお願いの言い換えは、まだ新しいAIで試していません）。

場面ごとに替える欄を、表にまとめました。

候補日の再提示に替える

相手の候補日が合わないときは、お詫びと代わりの候補日を出します。Jicooは、確定前の段階なら、過度な謝罪は不要で、代わりの候補日を出せばよいとしています。マネーフォワードは、謝罪のうえ、代替案を複数示すよう勧めています。［出典：Jicoo, Inc.「【2026年版】日程調整メールの書き方・返信マナー完全ガイド｜社外・社内・面接シーン別例文集」（2026）］［出典：株式会社マネーフォワード「社内の日程調整メールの書き方｜基本マナーからシーン別の例文、効率化ツールまで解説」（2026）］

次のプロンプトは、今回の2回目で替えた所（場面と入れる内容）を抜き出したものです。

本文のプロンプトを、次のように替えて使います。

【場面】候補日の再提示（相手から示された候補日が合わなかったため、こちらから別の候補日を出す）

入れる内容は、お詫び、代わりの候補日、所要時間、場所、返信期限の5つです。
お詫びの理由は、書き足さないでください。

変更のお願いに替える

決まった予定の変更をお願いするときは、まず謝ります。そして、具体的な代わりの日時を本文に書きます。Jicooは、URLだけを送ることを避けるよう書いています。マネーフォワードは、理由を正直かつ簡潔に書くよう勧めています。［出典：Jicoo, Inc.「【2026年版】日程調整メールの書き方・返信マナー完全ガイド｜社外・社内・面接シーン別例文集」（2026）］［出典：株式会社マネーフォワード「社内の日程調整メールの書き方｜基本マナーからシーン別の例文、効率化ツールまで解説」（2026）］

本文のプロンプトを、次のように替えて使います。

【場面】決まっている打ち合わせの変更のお願い

入れる内容は、お詫び、変更したい旨、代わりの日時の候補、所要時間、場所、返信期限の6つです。
変更の理由は、［変更の理由。短く、正直に］の内容だけを書いてください。書き足さないでください。

この言い換えは、まだ新しいAIで試していません。使うときは、出た文面を人が確かめてください。

よくある質問