この記事でわかること
この記事は、介護事業所を経営する社長向けです。
- 介護記録の基本は3つです。いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのようにを漏れなく書く（5W1H）、事実と解釈を分ける、時刻と数値で書く。
- 質を揃えるには、研修だけでなく、会社が決める型とルールが効きます。
- 記録時間は自社で測り、型や表現リスト、ソフトは小さく試して見直します。ソフトは、要件を満たせば補助を受けられる可能性があります。［出典：厚生労働省老健局高齢者支援課（2026）］
介護記録は型とルールで揃える、個人任せでない仕組みづくり
介護記録の書き方は、文章力より会社の型とルールで揃えます。5W1Hなど書き方ルール6つ、場面別の例文、SOAP形式、記録の保存、記録時間の測り方、記録ソフトの補助の確認先をまとめました。
介護記録は「書き方」より「会社の仕組み」で揃える
ポイント
職員が書く記録の質は、個人の文章力より、会社が決めた型とルールで決まります。社長の役割は、書き方を教えることより、ルールを決めて定着させることです。
書く人が違えば、同じ出来事でも記録は変わります。介護の入浴介助を例にします。職員Aは「入浴した。問題なし」と書きます。職員Bは「13時、浴槽に5分入る。右肩を気にして『痛い』と話した」と書きます。
この差は、文章力だけでは生まれません。「何を書くか」の型があるかどうかで決まります。
型とは、書く項目と順番を決めた書式のことです。決まった型があれば、文章が苦手な職員でも同じ項目を書けます。
記録の目的は「情報共有」「家族への説明」「事業所を守る証拠」の3つ
介護記録には、3つの目的があります。
記録の3つの目的
- 職員どうしで情報を共有する
- 家族に様子を説明する
- 事業所と職員を守る証拠を残す
目的が分かると、「何を書くべきか」を職員が自分で判断しやすくなります。ルールを作るときは、まずこの3つを職員全員に伝えます。
記録が不正確だと、会社にどんな不利益があるのか？
事実があいまいな記録は、説明が必要な場面で困ることがあります。事故が起きたとき、家族から苦情が出たとき、行政が事業所の記録を確認するときです。
たとえば「転倒した。たぶん自分でバランスを崩したようだ」という記録を考えます。「たぶん」は書いた人の推測です。誰が、いつ、どこで、何を見たのかが分かりません。
後から家族に聞かれても、事実を示して説明しにくくなります。書き方の問題が、そのまま会社の説明力の問題になります。
行政が確認する記録の要件のうち、保存のルールは記録は保存が求められる（国の基準）で触れます。そのほかの要件は、所在地の都道府県や市町村の窓口で確認してください。
避けたい書き方の例と、具体的な行動への言い換え
決めつけの言葉や、「問題なし」のような感想の言葉は、事実ではなく書き手の感想です。見た行動に言い換えます。
時刻や回数は、例として置いた数字です。
| 避けたい書き方 | 言い換えの例 |
|---|---|
| 不潔行為があった | 排泄物を手でさわり、ベッド柵に付けていた |
| 拒否が強かった | 「いらない」と言い、スプーンを手で押し返した |
| 落ち着きがなかった | 5分の間に3回、席を立って廊下へ歩いた |
| 機嫌が悪かった | 呼びかけに返事をせず、顔をそむけた |
言い換えのコツは、「映像として思い浮かぶか」を確かめることです。思い浮かばない言葉は、感想の可能性が高いです。
記録は保存が求められる（国の基準）
国の基準には、記録を決まった期間保存するよう定めたものがあります。
国の基準（厚生労働省令）には、訪問介護の場合の決まりがあります。提供したサービスの内容や、事故・苦情の記録などを保存します。期間は、その記録が完結した日から2年間です。[出典：厚生労働省「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」第39条（平成11年厚生省令第37号）]
同じ基準では、サービスを提供したら、その内容を記録するとしています。利用者から申し出があれば、文書などで情報を提供します。[出典：厚生労働省「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」第19条（平成11年厚生省令第37号）]
注意
実際の基準は、都道府県の条例で定めます。保存期間は、所在地の自治体で確認してください。[出典：介護保険法 第74条（平成9年法律第123号）]
ここで確かめた条文は、訪問介護のものです。ほかのサービスも、所在地の自治体の窓口で確認してください。
職員全員が守る「書き方ルール6つ」と場面別の例
記録の質は、次の6つのルールを全員で守ると揃いやすくなります。1枚の紙にまとめて、記録を書く場所に貼ります。
書き方ルール6つ
- 5W1Hで書く：いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように、を押さえる。
- 事実と解釈を分ける：見たこと、聞いたことだけを書く。感想は別に書く。
- 時刻と数値で書く：「多め」でなく「200ml」、「少し後」でなく「10分後」と書く。
- 本人の言葉は「」で書く：言われたとおりに書く。
- 専門用語・略語を避ける：誰が読んでも分かる言葉にする。
- だ・である調で短く書く：「〜した」「〜だった」で終える。一文に一つの内容にする。
記録の前後に、次の項目を確認します。
- □ 時刻が入っているか
- □ 見たことと感じたことが分かれているか
- □ 「問題なし」「良好」など、感想の言葉だけで終わっていないか
- □ 本人の言葉は「」で書いたか
- □ 略語や、自分だけが分かる言葉を使っていないか
- □ 誰に報告したかが書いてあるか
- □ だ・である調で、一文に一つの内容になっているか
場面別の例文（良い記録・避けたい記録）
時刻や量は、例として置いた数字です。
| 場面 | 避けたい記録 | 良い記録 |
|---|---|---|
| 食事 | 食欲なし。あまり食べない | 12時10分、主食を3口食べて「もういい」と話した。副食は手をつけなかった |
| 排泄 | 失禁あり。不潔行為あり | 10時30分、トイレへ案内する途中で失禁した。下着を手で触っていた |
| 入浴 | 入浴拒否 | 13時、浴室の前で「寒いから嫌だ」と言った。15時に再度声をかけ、入浴した |
| 服薬 | 薬を飲ませた | 8時、朝の薬を水で飲んだ。飲み込むまで見守った |
| 体調変化 | 顔色が悪く心配 | 14時、顔色が青白く、手が冷たかった。看護師に報告し、検温を依頼した |
| 夜勤（巡視・睡眠） | よく眠れていた | 2時の巡視で、目を閉じて寝息を立てていた。4時は目を開けていて「眠れない」と話した |
| 移動・移乗 | ふらつきあり | 9時、車いすからベッドへ移るときに膝が曲がり、体が右に傾いた。職員2人で支えた |
| レクリエーション | 楽しそうだった | 14時、体操に参加した。腕を上げる動きを最後まで行い、「また来週も」と話した |
| 家族への連絡 | 家族に報告済み | 17時、長女に電話し、昼食を半分残したことを伝えた。「様子を見てほしい」と言われた |
転倒を発見した場面では、発見時の様子、声かけ、本人の返答、体の確認結果、連絡した相手を、時刻とともに順に残します。本人が話したことと、職員が見たことは分けて書きます。
記録の型の一つ「SOAP形式」
SOAP（ソープ）形式は、記録を4つの欄に分けて書く型です。医療職の記録でも使われる型です。介護記録でも使う事業所があります。
時刻は、例として置いた数字です。
| 欄 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| S（主観的情報） | 本人が話したこと | 「腰が痛い」と話した |
| O（客観的情報） | 職員が見たこと・測ったこと | 10時、歩くときに腰に手を当てていた |
| A（評価） | SとOから職員が考えたこと | 腰の痛みで、歩きにくいと考えた |
| P（計画） | 次にすること | 看護師に報告し、午後も歩く様子を見る |
事実（SとO）と、職員の考え（A）が欄で分かれます。書き方ルールの「事実と解釈を分ける」を、型で守れます。
どの型を使うかは、会社で一つに決めます。人によって型が違うと、記録は揃いません。
文章が苦手な職員・新人・外国人職員向けの「入力の型」
文章が苦手な職員には、自由に書かせるより、型を渡します。型は「選ぶ式（チェック式）」と「短い自由記述」の組み合わせです。
- 選ぶ式（チェック式）：食事量（全部・半分・少し・なし）、顔色（普通・青白い・赤い）など。当てはまるものに印をつけます。
- 自由記述：「気になったこと」を1〜2文だけ書く。
よく使う表現は、リストにして記録の場所に置きます。たとえば「手で押し返した」「首を横に振った」「『痛い』と話した」です。新人や外国人職員は、リストから選ぶだけで、事実に近い表現を使えます。
記録の欄は、サービスに合わせて変えます。通所なら送迎時に家族へ伝えたこと、訪問なら次の担当者への引き継ぎを書く欄を用意します。
記録の負担は現場でどれくらい重いのか？自社の時間はどう測る？
記録の負担は、現場ではっきり出ることがあります。ただ、1つの調査は全国の傾向ではありません。自社の時間は、自社で測るのが確実です。
ここでは、他の法人の調査を、自社で測った時間と比べるときの参考として紹介します。
介護施設を運営する日南株式会社（なんじょう苑グループ）が、職員向けにアンケートを行いました。「時間・工数がかかっている業務」（上位3つまで選ぶ設問）では、「記録・ドキュメント入力」が42.6%で最も多くなりました。[出典：日南株式会社「【沖縄発・介護現場の業務負担を調査】なんじょう苑グループ、介護・看護職員にアンケート調査を実施」（2026）]
同じ調査では、記録業務に1日30分以上かける職員は57.4%でした。
記録業務で負担に感じることでは、「記録のタイミング（利用者対応の合間に記載）が難しい」が53.2%でした。
対象は、沖縄県南城市のなんじょう苑グループで働く介護職・看護職・リハビリ職です。有効回答は47名です。調査期間は2026年3月17日〜26日です（発行者のプレスリリースの調査概要。2026年10月19日に確認）。
1つの法人の小規模な調査で、全国の傾向を示すものではありません。自社の判断には、この数字ではなく、次の手順で測った自社の時間を使います。
自社の記録時間を測る手順
特別な道具は要りません。次の手順で測ります。
- 職員を数名選ぶ。経験の長い人と新人を混ぜる。
- 1週間、記録にかけた時間をメモしてもらう。紙1枚で足りる。
- 「いつ書いたか」も書いてもらう。ケアの合間か、勤務後かが分かる。
- 1人ずつ、1週間の合計時間（分）を、その人が記録した日数で割り、1日あたりの時間を出す。全員分を足して人数で割ると、1人1日あたりの平均になる。
- 時間が長い場面を見つけ、型やルールを見直す。
測った結果は、ソフトを入れるか決めるときの判断材料になります。
測ったあと、記録ルール作りから相談したい方は、次のご案内をご覧ください。
記録ソフトやAI音声入力は、費用や補助金の面でどう考える？
記録ソフトやAI音声入力は、一部の職員・場面から小さく試すのが基本です。介護記録ソフトは、要件を満たせば補助を受けられる可能性があります。AI音声入力が対象になるかは、都道府県の窓口で確認してください。
費用の金額は、この記事では扱いません。製品や規模で変わるためです。見積もりは、複数の提供元から取ります。
紙・ソフト・AI音声入力は、向く場面と決めておくことが違います。始める前に確かめることも違います。
| 方法 | 向く場面 | 決めておくこと | 始める前に確かめること |
|---|---|---|---|
| 紙（手書き） | 職員が少なく、記録の項目が少ない | 読みやすい字で書く。続けて書いた読みにくい走り書きや略字を避ける。保管場所 | 保管する場所の広さ、過去の記録を探す手間 |
| 記録ソフト | 同じ内容を何度も書き写している | 入力する人、項目、他の書類とのつなぎ方 | 入力に使う端末の数、通信環境、慣れるまでの期間、紙との併用期間 |
| AI音声入力 | 手を使えず、書く時間が取れない | 最終確認者、個人情報の扱い、修正のルール | 話す場所（ほかの利用者の声が入らないか）、端末の数、通信環境 |
記録ソフトやAI音声入力は、端末や通信環境が足りないと使いにくくなります。慣れるまでは、紙と併用する期間も要ります。
AI音声入力の使い方は、次のとおりです。使うツールに文字起こしと整える機能があれば、ケアが終わったあと、職員が話したメモをスマホなどで文字にできます。その文字を、AIが記録の形に読みやすく整えます。最後に人が読んで確認します。
流れは「話してメモ→AIが整える→人が確認」です。AIが整えた文章は、そのまま記録にしません。必ず人が確認します。
移行の進め方と、現場の反発を抑えるコツ
いきなり全員に切り替えると、現場は混乱します。次の順で進めます。
- 1つのフロアや、1つの場面（例：夜勤の記録）で試す。
- 試す職員は、希望者から選ぶ。
- 期間を決めて、紙との併用期間を置く。
- 困ったことを集め、ルールを直す。
- 問題がなければ、他の職員へ広げる。
反発を抑えるコツは、「記録が楽になる点」を先に見せることです。たとえば、同じ内容を2回書く手間が減るかを一緒に確かめます。
介護テクノロジー導入の補助金（国と都道府県の仕組み）
注意
使える可能性はありますが、受付期間は都道府県で違います。まず、所在地の都道府県の窓口に聞いてください。
介護記録ソフトなどの導入には、要件を満たせば補助を受けられる可能性がある事業があります。国が制度を作り、都道府県が実施します。申請先は都道府県です。
重点的に支援する機器
国の資料では、見守り機器、介護記録ソフト、インカム（職員どうしの連絡用の機器）を集中的に支援するとしています。
令和7年度の国の追加の予算で示された事業です。窓口で聞くときの正式名は「介護テクノロジー導入・協働化・経営改善等支援事業」です。[出典：厚生労働省老健局高齢者支援課（2026）]
これは令和7年度補正予算の事業のうち、介護テクノロジー等導入の負担割合です。補助の対象になった場合、事業者の負担は5分の1です。残りは国と都道府県が負担します。
補助の対象になるかは要件によります。実際の金額は、製品や対象の機器、条件で変わります。
今申請できるかは、都道府県ごとに受付期間が違うため、ここでは言えません。所在地の都道府県の担当窓口に確認してください。
令和8年度分について確認できたのは、国の概算要求（予算成立前の要求段階）の資料です。成立した内容や公募時期は、都道府県の窓口で確認してください。[出典：厚生労働省老健局（2025）]
よくある質問
記録の質、補助金、AIの確認については、次の4点を押さえれば足ります。
Q. 手書きのままでも問題ありませんか？
手書きでも記録は残せます。ただし、読みやすい字で書き、続けて書いた読みにくい走り書きや略字は避けます。多くの職員が読むため、読めない字は情報共有の妨げになります。書き方ルールは、手書きでも同じです。
Q. 文章が苦手な職員には、どう教えればよいですか？
文章の書き方を教えるより、型を渡します。選ぶ式の項目と、よく使う表現のリストを用意します（文章が苦手な職員・新人・外国人職員向けの「入力の型」）。「見たことだけを書く」ことを、場面別の例文で見せるのが近道です。
Q. AI入力の内容は、誰が確認しますか？
最終確認は、人が行います。確認者は、管理者または指名した職員にします。誰が確認するかは、使い始める前に決めておきます。個人情報の扱いも、同時に決めます。
Q. 補助金は、どこに聞けばよいですか？
申請先は、事業所がある都道府県です。受付期間は都道府県ごとに異なります。要件を満たせば受けられる可能性があるため、まず担当窓口に確認してください。[出典：厚生労働省老健局高齢者支援課（2026）]
まとめ
介護記録は、職員の文章力に頼らず、会社の仕組みで揃えます。今日からできることは3つです。
今日からできる3つ
- ルールを1枚にまとめる：書き方ルール6つを、記録を書く場所に貼る。
- 型を作る：選ぶ式の項目と、よく使う表現のリストを用意する。
- 記録時間を測る：数名の職員に、1週間メモしてもらう（自社の記録時間を測る手順）。
最後に、社長の疑問3つへの短い答えです。
- 書き方を教えれば揃いますか？ 教えるだけでは揃いにくいです。型・ルール・ツールを組み合わせます。
- 費用と補助金は？ 費用は製品で変わります。補助は要件を満たせば受けられる可能性があります。補助の対象となった場合、令和7年度補正予算の事業では、介護テクノロジー等導入の事業者負担は5分の1とされています。申請先は都道府県です。
- 記録が不正確だと？ 事故や苦情の場面で、事実を示して説明しにくくなることがあります。
記録ルール作りから相談したい方は、カクヤクAIXにご相談ください。