この記事でわかること
- 手順書は、AIに下書きを任せて、人が現場で確かめる分担にすると、最初の1本に取りかかりやすくなります。
- AIに任せるのは、文章にまとめる所までです。正しいかの判断、安全や法令に関わる内容の承認、更新の担当は人が持ちます。
- 全部を一度に作らず、繰り返し型で担当者に頼りきりの1業務から始めます。作った後の更新の担当を、最初に決めておきます。
手順書をAIで作る｜最初の1本と人の確認の分担
手順書は、AIに下書きを任せ、正しいかの確認と承認は人が持つ分担が現実的です。最初の1本を作る6ステップと、更新の担当の決め方を解説します。
手順書づくりは、なぜAIから始めるのが現実的なのか？
結論から言うと、手順書は文章にまとめる仕事なので、AIに向いています。初稿が早く出るので、忙しい会社でも始めやすくなります。
中小企業基盤整備機構の調査では、中小企業のAI導入はまだ2割ほどです。AI導入率は20.4%でした。対象は、東京商工リサーチのデータから無作為に選んだ中小企業です。この設問の回答は1,647社で、調査期間は2025年11月17日から12月12日です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］
手作業が多い会社も少なくありません。ITを導入済みの922社のうち、業務の8割以上が手作業の会社は20.2%でした。最も多かったのは、手作業が60〜79%の会社で、31.5%です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］
AIを使う目的で多いのは、時間の節約です。省力化投資でAI活用に取り組んだ事業者（1,685社）のうち、AIを使う目的に「業務時間の節減」を選んだ割合は84.5%でした。複数回答です。［出典：中小企業庁（2026）］
結論
手順書づくりは、文章にまとめる作業が中心です。最初に使う場面として、AIはちょうどよい相手です。
手順書とマニュアルの違い
2つは似ていますが、役割が違います。お名前.comを運営するGMOインターネットの「ビジネスコンシェルジュ」は、こう整理しています。
マニュアルは、業務全体の考え方・流れ・ルールを共有する文書です。手順書は、特定の作業を、誰がやっても同じ結果になるよう順番どおりに示す文書です。［出典：ビジネスコンシェルジュ（お名前.com／GMOインターネット）「マニュアル・手順書とは？違いと作成方法6ステップ、自社作成と外注の費用の考え方を解説」（2026）］
この記事では、特定の作業の順番を示す「手順書」を主に扱います。
手順書が作られず属人化する理由
手順書が作られない理由は、会社の怠けではありません。AI PICKSマガジン（エーアイピックス）は、続かない理由として、作る人が偏ること、完成度を求めすぎること、更新の担当がいないことを挙げています。［出典：エーアイピックス「中小企業の社内マニュアルをAIで作る手順と失敗しないコツ」（2026）］
AI経営総合研究所（SHIFT AI）の記事も、属人化の壁を同じように挙げています。［出典：SHIFT AI「ChatGPTでマニュアル作成を自動化｜中小企業の属人化を止める標準化テンプレと実践ステップ」（2025）］
上位の解説記事（ITトレンド、SHIFT AIなど）は、AIを使うメリットとして、初稿がすぐ出ること、表記がそろうこと、既存の資料を再利用できることを挙げています。
AIに任せる範囲と、人が決める範囲はどこで分かれるのか？
分かれ目は、「まとめる」か「決める」かです。文章化と章立てはAIに任せ、正しいかの判断と承認は人が持ちます。社長が見る所は、「承認する人を決めたか」の1点です。
AI PICKSマガジンは、AIを「書く人」ではなく「まとめる人」として置くと機能する、と説明しています。［出典：エーアイピックス「製造業の作業手順書をAIで作成する5ステップ、属人化と工数を同時に減らす進め方」（2026）］
辻総合会計グループは、現行の業務との差分を見つける役割と、最終承認する人の役割を分けることが重要だと述べています。［出典：辻総合会計グループ「Claude Codeで社内マニュアルを更新する実務フロー」（2026）］
| 項目 | AIの仕事 | 人の仕事 |
|---|---|---|
| 文章 | 話した内容を文章にまとめる | 言い回しを自社の言葉に直す |
| 構成 | 章立てと順番の案を作る | 順番が現場と合うか確かめる |
| 判断 | 判断はしない | 正しいかを決める |
| 安全・法令 | 下書きまで | 内容を承認する |
| 自社ルール | 渡された内容だけを使う | 追記する |
| 更新 | 差分の洗い出しを手伝う | 更新するかを決める |
注意
下書きをそのまま現場に配ってはいけません。承認する人の名前を決めてから、現場に出します。
向く手順書と向かない手順書
線引きの目安は、「手順を言葉で説明しきれるか」です。AI PICKSマガジンが、相性の判断基準として挙げています。［出典：エーアイピックス「中小企業の社内マニュアルをAIで作る手順と失敗しないコツ」（2026）］
- 向く手順書：言葉で説明できる定型作業。この記事での例としては、受注の入力や、備品の発注などです
- 向かない手順書：判断や例外が多い作業。安全や法令に関わる内容も、AIだけで完成させません
ITトレンド（イノベーション）も、判断や例外対応が多い業務と、安全・法令に関わる文書は、AIだけで完成させないよう注意しています。［出典：イノベーション「AIでマニュアル作成を効率化！手順・注意点・ツールを解説」（2026）］
AIに入れてはいけない情報
AIに入力する前に、社内で3つを決めます。使ってよいAI、入れてはいけない情報、困ったときの相談先です。AI PICKSマガジンが、この3項目を挙げています。［出典：エーアイピックス「中小企業の社内マニュアルをAIで作る手順と失敗しないコツ」（2026）］
機密情報は、そのまま入れず、置き換えて入力します。AI経営総合研究所（SHIFT AI）の記事が、この方法を紹介しています。［出典：SHIFT AI「ChatGPTでマニュアル作成を自動化｜中小企業の属人化を止める標準化テンプレと実践ステップ」（2025）］
ソウゾウメディア（ソウゾウ合同会社）は、機密を含む内容は法人向けのプランを前提にするよう述べています。［出典：ソウゾウ合同会社「マニュアル作成をAIで効率化する方法｜手順・プロンプト例・使えるツール【2026年】」（2026）］
最初の1本は、どんな手順で作ればよいのか？
最初の1本は、1業務・1手順書で作ります。素材を集め、AIで下書きを作り、手順書だけで試し、現場に出し、更新の担当を決めます。
参考として、AI PICKSマガジンは、自社記事の5つの工程の合計を1〜2時間としています。これは調査ではなく、編集部の目安です。［出典：エーアイピックス「中小企業の社内マニュアルをAIで作る手順と失敗しないコツ」（2026）］
最初の1業務を選ぶ
選ぶ基準は、「担当者が休むと止まりやすいが、手順は繰り返し型」の業務です。辻総合会計グループが、最初の対象として挙げています。［出典：辻総合会計グループ「Claude Codeで社内マニュアルを更新する実務フロー」（2026）］
全部の業務を一度に作ろうとしないでください。ここは社長が決める所です。
話した内容と素材を集める
ベテランに、やり方を口で説明してもらいます。その声を録音するか、箇条書きにして、AIに渡します。書くのが苦手な人でも、話すことならできます。
社長が関わるのは2つだけです。業務を選ぶことと、ベテランの時間を確保することです。
製造業の作業手順書の例では、1作業の素材集めは10〜20分という想定です。調査ではなく、AI PICKSマガジンの想定工程です。［出典：エーアイピックス「製造業の作業手順書をAIで作成する5ステップ、属人化と工数を同時に減らす進め方」（2026）］
古い手順書がある会社は、AIに頼み方を変えます。古い手順書と、ベテランの今の説明を並べて渡し、違いを洗い出してもらいます。洗い出された違いは、ベテランに「どちらが正しいか」と確かめます。
AIに下書きを作らせる
AIには、指示文に6項目を入れて渡します。目的、前提条件、用意するもの、手順、注意点、例外対応です。［出典：SHIFT AI「ChatGPTでマニュアル作成を自動化｜中小企業の属人化を止める標準化テンプレと実践ステップ」（2025）］
読み手も指定します。ソウゾウメディアは、読み手を指定すると、用語の量や細かさが変わると述べています。［出典：ソウゾウ合同会社「マニュアル作成をAIで効率化する方法｜手順・プロンプト例・使えるツール【2026年】」（2026）］
指示文の例です。
次の説明を、入社したばかりの人向けの手順書にしてください。項目は、目的、前提条件、用意するもの、手順、注意点、例外対応です。1つの手順には、1つの動作だけを書いてください。
ソウゾウメディアは、1手順に1動作だけ書くことと、つまずきやすい所に注意書きを足すことを挙げています。ビジネスコンシェルジュは、1つの手順書に1つの作業だけ入れることを挙げています。写真や動画を入れるのも、読まれるコツです。
製造業の作業手順書の例では、AIの下書きは5〜15分という想定です。これも調査ではなく、AI PICKSマガジンの想定工程です。［出典：エーアイピックス「製造業の作業手順書をAIで作成する5ステップ、属人化と工数を同時に減らす進め方」（2026）］
手順書だけで試してもらう
その作業をしたことのない人に、手順書だけを見てやってもらいます。新人が向いています。止まった所と、聞き返した所を記録し、手順書を直します。
合格の決め方は、自社で決めます。次のようにします。
次のチェックリストで、合格かどうかを確かめてください。
- 止まった所が残っていない
- 聞き返した所が、手順書に反映されている
- ベテランが見て、危ない所がない
- 承認する人が、内容を確認した
製造業の作業手順書の例では、現場検証は15〜30分という想定です。調査ではなく、AI PICKSマガジンの想定工程です。［出典：エーアイピックス「製造業の作業手順書をAIで作成する5ステップ、属人化と工数を同時に減らす進め方」（2026）］
1か所にまとめて現場に出す
置き場所は1つに決めます。古い版は残しません。どれが最新か分からなくなると、現場は使わなくなります。
変更履歴も残します。いつ、誰が、何を直したかが分かれば、次に直す人が迷いません。SHIFT AIの記事は、更新ルールとして責任者・頻度・変更履歴を挙げています。［出典：SHIFT AI「ChatGPTでマニュアル作成を自動化｜中小企業の属人化を止める標準化テンプレと実践ステップ」（2025）］
更新の担当ときっかけを決める
更新の担当者と、見直すきっかけを決めます。きっかけは、設備・担当者・ツールの変更や、不具合の発生です。辻総合会計グループは、変更があっても更新責任と確認手順が決まっていないことが、古くなる原因だと述べています。［出典：辻総合会計グループ「Claude Codeで社内マニュアルを更新する実務フロー」（2026）］
役割は3つに分けます。作る人、確かめる人、更新を決める人です。1人に集中させないことが大切です。
ポイント
手順書は、作った日がゴールではありません。更新の担当を決めた日に、はじめて使える手順書になります。
自社の1業務を選ぶ所から、一緒に整えたい方へ。カクヤクAIXでは、1業務の手順書づくりを、伴走しながら進める相談を受け付けています。
ツールはどう選び、何に気をつければよいのか？
ツールは、製品名ではなく、何を比べるかで選びます。従業員20名以下の会社なら、まず汎用の生成AIと、今あるツールで始められます。
AI PICKSマガジンは、20名以下の会社は、まず汎用のAIと既存のツールから始めるよう勧めています。［出典：エーアイピックス「中小企業の社内マニュアルをAIで作る手順と失敗しないコツ」（2026）］
中小企業のAI導入の阻害要因で最も高かったのは、「導入にあたっての高コスト」で、46.9%でした。複数回答で、この設問の回答は1,636社です。まず手元のツールで1本試すと、費用をかける前に向き不向きを確かめられます。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］
| 項目 | 汎用の生成AI | 専用ツール（画面キャプチャ型） | 動画型 |
|---|---|---|---|
| 向く場面 | 文章の下書き | 画面操作が中心の手順 | ライン作業 |
| 更新のしやすさ | ツールごとに確かめる | ツールごとに確かめる | ツールごとに確かめる |
| 気をつける点 | ツールごとに確かめる | ツールごとに確かめる | ツールごとに確かめる |
［出典：ソウゾウ合同会社「マニュアル作成をAIで効率化する方法｜手順・プロンプト例・使えるツール【2026年】」（2026）］［出典：エーアイピックス「製造業の作業手順書をAIで作成する5ステップ、属人化と工数を同時に減らす進め方」（2026）］
ツールを選ぶ4つの観点
ITトレンドは、選ぶ観点として、機能、更新・共有・検索のしやすさ、セキュリティ、料金を挙げています。［出典：イノベーション「AIでマニュアル作成を効率化！手順・注意点・ツールを解説」（2026）］
料金は、月額だけで見ません。使う人数と、使う期間で見ます。ソウゾウメディアは、画面操作が中心なら、画面キャプチャ型の専用ツールが向くと述べています。［出典：ソウゾウ合同会社「マニュアル作成をAIで効率化する方法｜手順・プロンプト例・使えるツール【2026年】」（2026）］
関連記事：マニュアル作成をAIで。最初の1枚を作る6ステップ
よくある失敗と対策
失敗と対策のまとめ
- 完成度を求めて止まる：60点の初稿から始め、試しながら直す
- 作る人が1人に偏る：作る人・確かめる人・更新を決める人を分ける
- AIの下書きをそのまま配る：手順書だけで試す確認を必ず通す
- 更新の担当がいない：公開の前に、担当者の名前を決める
AI PICKSマガジンは、AIを使う最大の効き目は、60点の初稿が即日出ることだと述べています。［出典：エーアイピックス「中小企業の社内マニュアルをAIで作る手順と失敗しないコツ」（2026）］
2本目以降を社内で回すには、どうすればよいのか？
1本目ができたら、作る人・確かめる人・更新を決める人を分けて、2本目以降を社内で進めます。外部の支援を使うときは、手順書そのものより、作り方が社内に残るかを見ます。
DXで取り組む・検討する内容として「AIの活用」を挙げた中小企業は、28.4%でした。前回調査は14.3%で、14.1ポイント増えています。対象は全国の中小企業1,000社です。調査期間は2025年12月5日から18日です。［出典：中小企業基盤整備機構（2026）］
総務省の調査では、生成AIを活用する方針の中小企業は58.1%でした。対象は、従業員10名以上で、2025年までにデジタル化の取組を始めた企業の管理職以上です。調査はインターネットで、2026年1〜2月に行われました。中小企業の回答は162で、中小企業の範囲は製造業などが300人未満です。［出典：総務省（2026）］
伴走支援に頼む前に確認すること
- 手順書そのものだけでなく、作り方も社内に渡してもらえるか
- 1本目を、自社の業務で一緒に作れるか
- 2本目以降を、社内の人だけで進める道筋が見えるか
- 作る人・確かめる人・更新を決める人を、誰が担うか決められるか
関連記事：作業手順書は最初の1本から｜製造業の作り方と確認法
カクヤクAIXの伴走では、1業務の手順書を一緒に整えながら、進め方を社内に移していきます。
よくある質問
Q1．手順書が全くない会社でも、AIで作れますか？
答え：作れます。ベテランに口で説明してもらい、その内容をAIに渡します。詳しくはステップ2：話した内容と素材を集めるで説明しています。
Q2．AIが書いた手順書が間違っていたら、誰が責任を持ちますか？
答え：AIではなく、承認する人です。公開の前に承認する人を決めておきます。分担はAIに任せる範囲と、人が決める範囲はどこで分かれるのか？で説明しています。
Q3．古い手順書は、作り直しと更新のどちらがよいですか？
答え：AI PICKSマガジンのFAQでは、古いマニュアルを作り直すか、AIで更新するかが取り上げられています。この記事では、まず古い手順書と今の説明の違いをAIに洗い出させる方法を勧めます。［出典：エーアイピックス「中小企業の社内マニュアルをAIで作る手順と失敗しないコツ」（2026）］
Q4．社内だけで進められますか、手伝ってもらった方がよいですか？
答え：1本目は社内だけでも始められます。進め方に迷うときや、2本目以降を回す自信がないときは、手伝ってもらう方法もあります。確認する点は2本目以降を社内で回すには、どうすればよいのか？にまとめました。
Q5．社内の情報をAIに入れても大丈夫ですか？
答え：入れてはいけない情報を、先に決めてください。機密情報は置き換えて入力します。詳しくはAIに入れてはいけない情報で説明しています。
手順書づくりの進め方を、自社の業務に合わせて相談したい方は、カクヤクAIXのサービス紹介をご覧ください。