FAX注文書のデータ化｜AIでどこまで？6ステップで試す

毎日届くFAXの注文書を、手で受注入力している会社は少なくありません。この記事では、取引先にFAXをやめてもらわずに、注文書をデータにする方法を説明します。

「間違えて出荷しないか」「取引先に頼まずにできるか」「人の仕事はどう変わるか」という疑問にも答えます。

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FAX注文書は、AIでどこまでデータにできるのか

文字を読むところまではAIでできます。ただし、間違いゼロにはなりません。読み間違いが誤出荷につながらないよう、確認の仕組みを残します。

FAX注文書は、印字で画質が良いものほど読みやすく、手書きや書式がバラバラなものほど間違いが増えます。受注手段の中で、FAXは今も残っています。

読めるものと、読みにくいもの

印字された注文書は、読み取りやすい部類です。画質の悪いFAX、手書き、取引先ごとに書式がバラバラなものは、間違いが増えます。

PFUの製品を紹介するサイト「デジタラクル」の記事は、FAXは画像が圧縮されて画質が落ち、OCRの認識精度が下がると述べています。サイトはPFUの製品を紹介する立場です。［出典：デジタラクル「FAX注文書はOCRできる？精度を向上させる3つのポイント」（2025）］

つまり、同じAIでも、元のFAXの画質で結果が変わります。

「受注はまだFAXが多い」は珍しくない

BtoB向けの業務管理システムを提供するアイルの調査があります。製造業と卸売業に勤める、受発注業務に携わる経営者・役員・管理職が対象です。システムを導入している企業のうち、最も利用する受注手段が電話やFAXなどのアナログ手段の企業は80.6%でした。［出典：株式会社アイル調査（ネットショップ担当者フォーラム掲載）「BtoB-EC導入も8割が“アナログ手法”が最も利用する受注手段」（2022）］

この調査は2022年9月に行われ、有効回答は511件です。製造業と卸売業を合わせた集計で、卸売業だけの数字ではありません。

アイルの2020年の別の調査では、中堅・中小企業の受注手段のうちFAXが37.2%でした。対象は年商10億円未満から100億円以上の企業712社です。古い調査なので、目安として見てください。［出典：株式会社アイル調査（ECのミカタ掲載）「中堅・中小企業の85%がアナログ手段で受注 アイル調査」（2020）］

FAX注文を手で入力する負担は、数字以外にもあります。LINE WORKS Corp. の記事は、手入力の課題として、誤出荷のリスクと担当者の精神的な負担を挙げています。繁忙期にFAXの処理が集中し、納期の遅れにつながりやすいことも挙げています。同社は自社サービスも案内しています。［出典：LINE WORKS Corp.「FAX注文書の入力負担をAI-OCRで軽減！受注業務をデジタル化する方法」（2026）］

手間の大半は「読み取り」ではなく「読んだ後」にある

AIが楽にするのは、文字を打つ手間です。手間の大半は、読んだあとの照合や確認にあります。そのため、入力担当の仕事は「打つ人」から「見る人」に変わります。

受託開発会社のAI革命は、FAX受注の作業時間の大半は「読み取り」ではなく「読み取った後」に費やされると述べています。同社は自社サービスの案内も出しています。［出典：AI革命株式会社「FAX受発注の自動化はどこまでできるか｜卸売業の費用と回収期間を1日100枚で試算」（2026）］

AIが担うのは読み取りで、商品コードへの照合、人の確認、取引先への問い合わせは人に残ります。照合の機能を持つサービスもあります。

取引先の呼び方を自社の商品コードに直す

取引先は、商品を略称や独自の品番で書くことがあります。これを自社の商品コードに直す作業が「マスタ照合」です。マスタとは、商品名やコードを並べた自社の台帳のことです。

アスピック編集部の記事は、商品名や略称はマスタ照合で自社の正式なコードや名称に変換できると述べています。AI革命の記事は、マスタ整備を先に進めることを挙げています。［出典：アスピック編集部（ASPIC）「注文書OCRサービス12選。受注入力を自動化する方法や選び方を解説」（2026）］［出典：AI革命株式会社「FAX受発注の自動化はどこまでできるか｜卸売業の費用と回収期間を1日100枚で試算」（2026）］

AI革命の記事は、AI-OCRが担うのは文字を読むところまでで、突き合わせは別に残ると述べています。照合の機能を持つサービスもあるため、選ぶときに確かめます。

人が必ず見る項目を決める

間違えると誤出荷につながる項目は、人が必ず見ます。数量、品番、納期、単価の4つです。ほかの項目は、会社ごとに決めます。

AIが出した表は、原本のFAXと見比べて確かめます。読み取る人から確認する人へ、役割が変わります。

ベンダー事例に見る「人の確認は残る」

LINE WORKS Corp. が公開した、業務用厨房器具などを扱う卸売会社、江部松商事（新潟県燕市）の事例があります。ベンダーが発行した導入事例で、当社の事例ではありません。

導入前は、FAXの発注書が1日約1,200件ありました。12名が手入力し、10名が元のFAXと照合していました。

導入後は、FAX発注書の5割近くが自動で読み取られています。作業時間は「ほぼ半減」と、担当者が述べています。これは担当者の所感です。［出典：LINE WORKS Corp.「業務用厨房器具の総合商社がFAXによる発注書をAI-OCRに読み取らせ、販売管理システムへのデータ入力を自動化」（取材2024）］

この会社は、1日平均2,000件以上の注文がある大きな会社です。従業員10〜50名の会社とは規模が違います。同事例は、OCRの識字率は100%ではなく、人による突き合わせは省けないとも述べています。

取引先に頼まず、自社だけで始める道はどれか

取引先に頼まずに、自社側だけで始める道はあります。取引先はこれまでどおりFAXを送るだけです。関係を崩さずに始められます。

取引先に頼む道と、自社だけで始める道を、頼むことの有無・始めやすさ・手元の準備で比べ、選ぶ前の4つの観点を添えています。

EDI・Web受発注と自社完結型の違い

EDIは、会社間で注文のデータを直接やり取りする仕組みです。Web受発注は、取引先がネットの画面から注文する仕組みです。どちらも、取引先に発注方法を変えてもらう必要があります。

LINE WORKS Corp. の記事は、EDIは取引先全体への導入交渉に手間がかかり、自社だけで完結するAI-OCRが現実的だと述べています。デジタラクルも、受発注システムは取引先に発注方法の変更を求めるため、壁が高いと述べています。両社とも自社の製品を扱う立場です。［出典：LINE WORKS Corp.「FAX注文書の入力負担をAI-OCRで軽減！受注業務をデジタル化する方法」（2026）］［出典：デジタラクル「FAX受注を効率化する5つの方法｜ヒューマンエラー防止にも有効」（2025）］

次の表は、2つの道を比べる観点です。

FAXの受け方を変える方法

紙で受けたFAXをスキャンし直さず、データで受ける方法があります。PC-FAX、クラウドFAX、複合機の受信データをそのまま使う方法です。

デジタラクルは、紙をスキャンせず、複合機が受け取った画像データを使うほうが精度を上げやすいと述べています。［出典：デジタラクル「FAX注文書はOCRできる？精度を向上させる3つのポイント」（2025）］

紙に印刷されるだけのFAX機しかない場合は、この方法に切り替える選択肢があります。PC-FAX、クラウドFAX、複合機の受信データのどれが合うかは、ステップ1で数えた枚数を見て考えます。紙のまま始められるかは、資料では確かめられていません。保存の扱いはFAXをデータで受けるときの、保存の注意で確かめます。

同社は、特定の1回線だけで試験的に始める進め方も挙げています。［出典：デジタラクル「FAX受注を効率化する5つの方法｜ヒューマンエラー防止にも有効」（2025）］

専用サービスを選ぶ前に比べる観点

専用サービスには、受注に特化した型、受注管理と一体の型、汎用の帳票型などがあります。アスピック編集部の記事は、選ぶ前に確かめる点として、受け取り方法への対応、システムとの連携、マスタ照合やチェックの機能を挙げています。次のチェックリストには、クラウド型かオンプレミス型かも加えています。［出典：アスピック編集部（ASPIC）「注文書OCRサービス12選。受注入力を自動化する方法や選び方を解説」（2026）］

次のチェックリストで、比べる観点を確かめてください。

• FAXでの受け取りに対応しているか
• 基幹・販売管理システムへ、CSVやAPIでデータを渡せるか
• マスタ照合やチェックの機能があるか
• クラウド型か、自社のサーバーに置くオンプレミス型か

社内規定でデータを外部のクラウドに置けない場合は、オンプレミス型を検討します。RPAは、パソコン上の操作を自動で行う仕組みです。読み取ったデータを別のシステムに入れる手段の一つです。

料金は、同記事に月数万円からの製品も載っています。要問い合わせの製品も多く、掲載時点の情報です。購入前に各社の公式で確かめてください。［出典：アスピック編集部（ASPIC）「注文書OCRサービス12選。受注入力を自動化する方法や選び方を解説」（2026）］

明日からできる、小さな試し方の手順

専用サービスを入れる前に、6つのステップで小さく試します。最初は数えるだけで、お金はかかりません。

数えるところから始めて、時間とミスの件数を比べるところまで、6つのステップで小さく試します。

FAXをデータで受けるときの、保存の注意

複合機などでFAXをデータで受けている場合は、電子帳簿保存法の電子取引にあたると考えられています。保存の扱いは受け方で変わるため、国税庁のページで確認してください。

まず自社のFAXの受け方を確かめます。データで受ける場合は国税庁のページで確認し、扱いは自社の状況で変わります。

国税庁の一問一答は、ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機の利用は「電子取引」に該当すると考えられる、としています。タイムスタンプが付いていない場合は、受領者側でタイムスタンプを付けるか、事務処理規程に基づいてデータを適切に管理する必要があるとされています。［出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）］

［出典：国税庁「【国税庁の取組紹介】電子帳簿保存」］［出典：国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？（パンフレット）」（令和6年11月）］

自社が当てはまるかは、国税庁のページや税理士に確かめてください。

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