生成AI 社内ルール｜社長が決める4つとA4一枚の作り方

生成AIの社内ルールは、情報システム担当も法務もいない会社でも、社長一人で決められます。この記事では、最低限の4つに絞った決め方と、A4一枚にまとめる手順を説明します。

「社員がもう勝手に使っているのでは」と気になる社長に向けて、責めずに聞くところから配るところまでをまとめました。ルールの文面そのものより、守られる運用のほうに力を入れています。

あわせて読む：中小企業のAI活用は20.4%、社長一人から始める4ステップ／議事録AIの使い方｜スマホ1台で試す5ステップと社内ルール／AI推進担当は誰に任せる？社長が決める5つと進め方

生成AIの社内ルールは、なぜ小さな会社にも要るのですか

要ります。社員はすでに使っている前提で考えたほうが、社長の判断は外れません。

生成AIを使う方針を持つ中小企業は、半数を超えています。総務省の調査で、「積極的に活用する方針」か「領域を限定して利用する方針」と答えた中小企業は58.1％でした。対象は従業員10名以上で、デジタル化に取り組み始めた企業の管理職以上です。この数字は方針の有無を聞いたもので、社内ルールを文書にした割合ではありません。［出典：総務省「令和8年版 情報通信白書」（2026）］

一方で、使うことを禁止している会社はごく少数です。帝国データバンクの調査によると、活用を禁止している企業は0.4％でした。調査は全国の企業が対象で、有効回答は1万312社です。この調査は、ITmedia NEWSの記事を通じて確認しました。［出典：帝国データバンク調査（ITmedia NEWS「企業の生成AI活用、大企業は46.5％に　一方で半数が情報の正確性に懸念　帝国データバンク調査」）（2026）］

リスクは情報漏えい・著作権・誤情報の3つで、社長や管理職も当事者です。

起きうる3つのリスク

生成AIを仕事で使うときのリスクは、大きく3つあります。

1つ目は情報漏えいです。顧客の情報や取引先の秘密を入力すると、会社の外に出てしまうおそれがあります。

2つ目は著作権です。生成された文章や画像が、他人の作品に似てしまうことがあります。3つ目は誤情報です。AIがもっともらしい間違いを答える現象を、ハルシネーションと呼びます。

帝国データバンクの調査では、生成AIの懸念として「情報の正確性」を挙げた企業が50.4％でした。3つまで選べる複数回答です。同社は、最終判断や確認の責任を人が担うことを前提にした運用ルールの整備が重要だと提言しています。［出典：帝国データバンク調査（ITmedia NEWS「企業の生成AI活用、大企業は46.5％に　一方で半数が情報の正確性に懸念　帝国データバンク調査」）（2026）］

社長や管理職こそ漏えい元になりうる

ルールは社員だけの話ではありません。社長や管理職も対象です。

GRASグループ株式会社が運営するメディアの調査があります。シャドーAIの利用者のうち、機密情報を入力している割合は、課長・部長クラスで37.5％でした。一般社員は18.8％です。

この数字は、シャドーAIを使っている人の中での割合です。会社全体の利用率ではありません。調査は、生成AIを業務で使う会社員を対象にしたインターネット調査で、有効回答は478名です。このうちシャドーAIの利用者は251名で、上の割合はこの251名の中での数字です。［出典：GRASグループ株式会社 PR TIMES「シャドーAIに「機密情報」を入力する割合、“課長・部長クラス”において一般社員の約2倍にのぼる」（2026）］

まず決める4つのこと。入力の線引きから始めます

最低限決めるのは4つです。長く細かいルールは守られにくいので、この4つに絞ります。

吉和の森の記事は、ルールは細かく長いほど守られにくいと述べています。そこで本メディアでは、入力してよい情報、使うツール、出力の確認と責任、相談先の4つに絞ることを提案します。公的な指針としては、総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」やIPAのガイドラインがあります。ここでは名前だけを挙げます。［出典：株式会社吉和の森「生成AIの社内ルールの作り方！A4一枚で使えるサンプル付き【中小企業向け】」（2026）］

入力の線引き、使うツール、出力の確認と責任、相談先の4つに絞り、最初は入力の線引きから決めます。

入力してよい情報・いけない情報

まず、入れてはいけない情報を決めます。個人情報、顧客情報、取引先から預かった機密は入れません。

業種ごとに、置き換えて考えると分かりやすくなります。次の表は一般的な例です。自社の言葉に直してください。

取引先と秘密保持契約（NDA）を結んでいる場合は、その対象になる情報も入れません。

使うツールとアカウントの指定

使うツールは、個人の無料アカウントではなく、会社が指定した環境にします。製品の名前は、会社ごとに決めてください。

入力した内容が学習に使われない設定になっているかは、各ツールの規約と設定画面で確かめます。TSクラウドの記事は、私用アカウントでのシャドーAIを防ぐには、学習に使われない法人向けの公式環境を用意するのが有効だと述べています。［出典：株式会社TSクラウド「【事例あり】生成 AI 社内ガイドライン策定ガイド。必須項目や手順を解説」（2026）］

出力の確認と責任

AIが出した文章は、下書きとして扱います。送る前に、必ず人が確認します。

確認は2つに分けて見ます。1つは事実の確認です。数字や固有名詞が合っているかを見ます。もう1つは権利の確認です。他人の文章や画像に似ていないかを見ます。

マネーフォワードの記事は、最終的な責任は確認・承認した人と組織が負うと述べています。社内ルールでも、誰が確認して承認するかを決めておきます。困ったときの相談先は、相談窓口と報告のしかたで説明します。［出典：株式会社マネーフォワード「生成AIのリスクと対策とは？企業が安全に活用するための社内ルールを解説」（2026）］

全部禁止にせず、「使ってよいこと」を先に示します

GiftXの記事は、全面禁止はリスクをなくすのではなく見えなくすると述べています。使ってよいことを先に示し、その外側を禁止とするほうが、社員は守りやすくなります。

GiftXの調査は、オフィス系7職種でAIを使う669名が対象です。個人の課題で最も多かったのは「どこまでAI活用していいか判断できない」で、27.7％でした。調査方法と各項目の回答数は、ページに記載がありません。［出典：GiftX「【2026年】生成AI活用の実態調査｜8,000人調査で見るビジネス職の利用率と仕事の成果」（2026）］

AIを使う目的は、時間の節約が中心です。中小企業白書によると、AIの活用に取り組んだ事業者が挙げた目的は「業務時間の節減」が84.5％でした。複数回答で、回答数は1,685です。禁止で止めると、この節約も捨てることになります。［出典：中小企業庁「2026年版 中小企業白書」（2026）］

なお、全面禁止は利用を地下に潜らせるという指摘があります。はてなベース株式会社の記事の主張です。［出典：はてなベース株式会社「「AIを入れる」から「安全に回す」へ — 中小企業のための生成AI運用ルール整備ガイド【2026年版】」（2026）］

許可型は使ってよいことを先に示し、その内側に「迷ったら問う」を一つ置きます。

次の表は、2つのやり方を比べたものです。

使ってよい作業の例

先に示す「使ってよいこと」は、具体的に書きます。一般的な例は次のとおりです。

• メールや案内文の下書きをつくる
• 公開済みの資料や社内の一般的な文書を要約する
• 企画やイベントのアイデアを出す

どれも、社外に出ても困らない情報だけで済む作業です。

迷ったときの一つの問い

禁止リストをすべて覚えさせるのは難しいので、迷ったときの問いを一つ持たせます。

たとえば「社外の人に見せてよい情報か」です。見せてよければ入力できます。見せられなければ、入れずに相談します。これは本メディアの提案です。調査で確かめた方法ではありません。

社長が一人で決める手順（A4一枚をつくる）

社長一人で進める手順は5つです。社員に責めずに聞き、A4一枚に書き、契約を確かめ、説明して配ります。

期間の目安は、記事によって違います。吉和の森の記事は、最短2週間で作って浸透させる進め方を紹介しています。これは同社の提案で、調査の裏付けのある数字ではありません。［出典：株式会社吉和の森「生成AIの社内ルールの作り方！A4一枚で使えるサンプル付き【中小企業向け】」（2026）］

聞く、洗い出す、A4に書く、契約を確かめる、説明して先に守る、の5つの順で進めます。

守られるルールにする。伝え方・見直し・違反時の対応

ルールは、作ったあとの運用で決まります。相談しやすい窓口、短い説明、見直しの時期、違反時の扱いを決めておきます。

SHIFT AIの記事は、配布前に仮置きを残さないことや、会社の制限案を法律の一律の義務にしないことを確かめるよう勧めています。［出典：株式会社SHIFT AI「【コピペ可】AI利用ポリシー例文と小規模会社のA4一枚テンプレート」（2026）］

伝える、相談を受ける、見直すをくり返し、違反時の処分は就業規則を前提に専門家へ相談します。

守られない原因は、主に3つです。

• 長すぎる：細かく長いと読まれません。A4一枚に絞ります。
• 禁止だけ：してよいことが分かりません。許可を先に示します。
• 更新されない：古いまま放置されます。見直しの時期を決めます。

配る前に、次のチェックリストで確かめてください。

• 仮置きの空欄が残っていない
• 決めた内容と、A4の文面が食い違っていない
• 会社の制限案を、法律上の義務のように書いていない
• 相談先の人の名前が書いてある

相談窓口と報告のしかた

相談先は、一人決めます。迷ったときに、すぐ聞ける人にします。

ヒヤリとしたことを報告した人は、責めません。責めると、次から報告されなくなります。

見直しの時期を決めておく

見直しの時期は、あらかじめ決めておきます。きっかけの例は、使うツールが変わったとき、取引先から求められたとき、ヒヤリとしたときです。

マネーフォワードの記事は、3か月ごとの見直しを勧めています。これは同社の提案で、調査の裏付けのある数字ではありません。直したときは、改定の履歴を残します。［出典：株式会社マネーフォワード「生成AIのリスクと対策とは？企業が安全に活用するための社内ルールを解説」（2026）］

違反したら処分できるか

処分できるかどうかは、就業規則の定めが前提です。ルールを作っただけでは、懲戒の根拠にならない場合があります。

吉和の森の記事も、懲戒は就業規則の定めが前提で、判断は専門家に相談するよう述べています。社会保険労務士や弁護士に相談してください。［出典：株式会社吉和の森「生成AIの社内ルールの作り方！A4一枚で使えるサンプル付き【中小企業向け】」（2026）］

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